Les extensions d’espaces présentent une formidable opportunité pour diversifier l’espace et le rendre plus rentable. Elles démarrent en effet, avec un lien unique de considération. La viabilité financière peut être atteinte avec les extensions, insiste Francisco Cámara, co-fondateur de Freeland à Madrid. Lui et son associée Ana sont en train de s’étendre sur le bâtiment voisin. Freeland and actuellement financièrement viable, mais avec davantage d’espace et de bureaux, sans besoin d’augmenter les frais administratifs et sans coûts d’infrastructures permanents, il y a plus d’opportunité que l’activité de perce.
Une extension peut certainement stimuler le revenu, mais elle ne peut avoir lieu que si les circonstances le permettent. Quand vous ouvrez espace de coworking pour la première fois, il peut être intelligent de regarder la flexibilité des bâtiments potentiels. Y a-t-il de la place pour s’agrandir ? La taille pourrait-elle à terme devenir un problème ? Etant donné que plus un espace est grand et plus il est viable, ce sont des points qui méritent d’être examinés en amont.
Pour Hub Melbourne, ce point a été déterminant dans leur installation dans la Donkey Wheel House, vielle de 120 ans, qu’ils occupent maintenant. L’équipe savait dès le début qu’un espace plus grand serait nécessaire pour être financièrement viable, et a donc récemment triplé sa surface de 200 à 600 m2.
Les bénéfices de l’extension par opposition à l’ouverture d’un second espace.
La viabilité financière n’est bien sûr pas l’unique raison qui pousse les espaces à s’étendre. Lorsqu’Office Nomads a annoncé son extension, il y a une quinzaine de jours, cela faisait suite à cinq années de succès dans leurs opérations et à une décision de ne pas ouvrir un autre emplacement, un choix pour continuer à centrer toutes les attentions sur un seul espace tout en faisant face au besoin d’agrandir leur communauté et offrir un environnement plus diversifié pour leurs coworkers.
“Nous voulions être sûrs que nous faisions tout notre possible pour notre communauté existante” dit Jacob Sayles, le co-fondateur de Office Nomads. « Nous en avions la capacité, mais nous ne voulions pas nous étendre juste pour s’étendre (…) Nous voulions aussi être surs de préserver la culture de notre espace ».
Quelle que soit la raison, il y a plusieurs avantages au fait d’étendre un espace de coworking par rapport à en ouvrir un nouveau, le première étant la relation existante avec le bailleur, qui représente pour beaucoup de responsables d’espaces le challenge le plus important lors de l’ouverture d’un espace.
En effet, cette relation existante peut paraître comme un vrai cadeau. Jacob Sayles et Susan Evans, les co-fondateurs d’Offices Nomads, trouvent que leur relation avec leur propriétaire est un énorme avantage.
« Nous ne pensions pas avoir gain de cause car il y avait un meilleur enchérisseur que nous, mais notre propriétaire a fini par nous accorder (le rez-de-chaussée) à nous !
De plus, malgré une augmentation significative de la surface (dans le cas de Hub Melbourne par exemple, une multiplication par trois), contrairement à un emplacement supplémentaire, une extension ne requiert pas un équipe entière de management, et peut, en principe être gérée tout au plus par une augmentation du volume horaire de l’équipe. Dans le cas de Freeland, Francisco et sa femme Ana, continueront même de gérer l’espace eux même, gardant donc des frais raisonnables
Contingences
Bien que la croissance soit positive et que l’extension présente des avantages, il y a aussi des éléments perturbateurs, particulièrement si il y a des travaux de construction. Pour minimiser les perturbations, visez de lancer votre projet en basse saison.
« Nous nous étendons maintenant, en août » explique Francisco, « car beaucoup de coworkers sont en vacances à cette période ».
De façon plus importante, étendre un espace peut signifier changer de dynamique, ce qui peut avoir un impact sur la culture de l’espace de coworking.
“L’une des choses que nous avons réalisé est que la culture est très importante » dit Jan Stewart, l’hôte de Hub Melbourne. « Nous avions développé une vraiment belle et forte culture dans le petit espace – c’était très intimiste et cosy – alors quand nous avons vécu l’extension il y réellement eu une période, d’environ un mois, assez perturbante. Nous (…) avons vraiment dû soigner la culture. Maintenant c’est plus incroyable que ça ne l’a jamais été. Mais c’est un point délicat lors de l’extension, en ont convenu Jacob, Susan et Francisco. Mais dans le design de leurs extensions respectives, ils avaient prévu d’agrandir la salle commune dans laquelle leurs membres pouvaient sociabiliser et échanger, renforçant ainsi leur communauté, malgré le fait que cela soit une période difficile lorsque leur nombre de membres augmentait.
« On ne compte dans l’extension qu’une augmentation de 50% du nombre de bureaux étant donné que nous investissons dans une grande pièce commune » disent Jacob et Susane. « La priorité dans les requêtes des gens était une grande pièce commune pour pouvoir déjeuner ensemble et s’asseoir ensemble ».
Cette approche – incluant les membres dans le procédé – est aussi un point important lors d’une extension. Que la communauté soit interrogée sur l’aménagement de l’espace au moment de son ouverture ou non, il est essentiel de considérer l’opinion des membres à un moment plus avancé.
Le fait de respecter les souhaits des membres est une autre façon de vous assurer que vous délivrez ce dont vous avez besoin pour remplir les nouveaux bureaux. Un fort sentiment d’appropriation par les membres les encourage également à prendre part activement à la construction de la communauté. Selon Alex Hillman, de l’espace récemment étendu, Indy Hall, cela est l’un des facteurs les plus importants pour créer un espace qui fonctionne et qui soit porté par sa communauté.
L’implication des membres
Une bonne façon de laisser les membres « prendre leurs marques » dans le nouvel espace – mis à part en les laissant se salir les mains comme il a été vu à Indy Hall – est de terminer les travaux vite pour ouvrir le plus vite possible.
« Nous avons ouvert (Office Nomads) trois semaines après avoir emménagé. Tout ce que nous faisions pour construire l’espace était fait alors que nous étions ouverts, avec le feedback de notre communauté » disent Jacob et Susan. « Notre objectif (était) de voir ce que nous pouvons faire dans l’espace avant d’ouvrir ses portes ».
Ce changement, combiné à leur volonté de satisfaire les désirs de leurs membres en agrandissant la salle commune, a créé un intérêt de la communauté pour leur projet.
En consultant leurs membres, les opérateurs se rendent souvent compte qu’ils demandent davantage de place pour échanger et sociabiliser. Cela est simplement dû au fait qu’un petit espace requiert le plus de revenu possible pour couvrir les frais. Ils doivent donc monétiser le plus de surface possible, et donc avoir moins de place pour les parties communes et les espaces évènementiels.
Le design
Finalement, cela revient à créer un espace diversifié, une consolidation de ce qui est une des idées de base du coworking : proposer des solutions de bureaux flexibles. Les extensions présentent une opportunité de créer une atmosphère équilibrée ou le travail rencontre le confort, dans un mélange d’intériorisation et d’extériorisation de la conception de l’espace.
La conception “intériorisée”, ainsi décrite par Clay Spinuzzu dans son article sur le coworking dans le journal de Business & Communication technique, « est focalisée sur le fait de faciliter le confort et les relations dans le site de coworking » et est moins adaptée à des rendez-vous plus formels. La conception « extériorisée » est quant à elle, destinée à « faciliter les contacts professionnels extérieurs, à impressionner plus qu’à conforter » et est particulièrement adaptée à des rendez-vous clients.
L’espace de coworking Freeland à Madrid est, par exemple, parfaitement verni et tourné vers l’extérieur. Meublé de pièces design changeantes, l’espace sert quasiment de showroom pour ses membres, principalement de l’industrie créative, qui peuvent inviter leurs clients dans leur espace et bénéficier du confort. L’extension est une chance d’équilibrer cette image avec une face plus intériorisée. « Ce sera un espace où l’on pourra laisser son bazar sans avoir à se soucier de déranger les autres membres. Ce sera une sorte d’espace de travail « chantier en cours » que vous pourrez utiliser sans vous inquiéter si vous renversez votre café » dit Francisco.
L’extension de The Hub Melbourne a aussi permis une diversification de l’espace. Dans un projet de co-design avec Hassell, une agence d’architectes spécialisée dans les solutions d’espaces collaboratifs de travail, la salle de bal de 400m2 à la Donkey Wheel House a été transformée en trois espaces distincts bien que non séparés.
L’espace lounge, avec des canapés Dujardin (en contraste avec la re-création d’un espace extérieur avec de « l’herbe », des chaises longues et un hamac), crée un environnement plaisant pour leur partenaires commerciaux, explique Jan, et dessert ainsi leur mission interinstitutionnelle, reliant les freelances et les petits business avec les entreprises.
The Hub depuis bénéficié d’une énorme augmentation du nombre de membres professionnels et accueille souvent des évènements professionnels. Ceci, ainsi que la campagne très ambitieuse et remarquablement efficace « 100 membres en 100 jours », a fait que The Hub a aujourd’hui environ 600 membres et 100 personnes qui franchissent le pas de la porte tous les jours. L’extension et la campagne ont fait exploser Hub Melbourne pour la première fois depuis son ouverture, un cap qu’ils ont fêté il y a quinze jours.
Le dernier point important lors d’une extension, est de faciliter le déménagement entre l’ancien et le nouvel espace. C’est une façon de s’assurer que les membres, anciens comme nouveaux, ont la possibilité d’échanger et de collaborer, et qu’ils ont tous les sentiments de faire partie d’une communauté riche et grandissante. Comme le cœur des espaces de coworking est la communauté qu’ils hébergent, l’espace doit faciliter l’interactivité. C’est quelque chose qui devrait être gardé en tête à toutes les étapes de l’opération.
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Traduit par Laetitia De Maussion
