เราได้พูดคุยกับ Jill Cartwright กรรมการบริการแห่ง Brixy และเป็นคนก่อตั้ง Go Gaga เกี่ยวกับการเริ่มธุรกิจที่ปรึกษาอิสระและยิงคำถามที่ฟรีแลนซ์มือใหม่หลายๆคนอยากจะรู้ หลังลงแรงสร้างให้ Go Gaga กลายเป็นแบรนด์ระดับโลก Jill ก็หันมาจับด้านงานที่ปรึกษา ระหว่างลองผิดลองถูกในตอนนั้น ก็มีพลาดบ้าง อย่างการคิดราคา, แผนงานโปรเจ็กต์และขอบข่ายงาน และเธอก็หวังว่าคุณไม่ต้องมาเจอแบบเดียวกัน
:::
หนึ่งในสิ่งที่ที่ปรึกษาอิสระจะพลาดคือ รู้แบบเป็ด รู้ทุกอย่างแต่ไม่เก่งซักเรื่อง การเชี่ยวชาญเฉพาะอย่างอาจทำให้คุณรู้สึกว่าพลาดงานบางชิ้นไป แต่สมัยนี้มันไม่ใช่แล้ว อย่างกลัวที่จะทำงานเฉพาะด้าน โดยเฉพาะตั้งแต่ช่วงเริ่มต้น เพราะจะทำให้จุดยืนและธุรกิจของคุณชัดเจนขึ้นและมีพอร์ตงานที่น่าเชื่อถือ
อธิบายแผนธุรกิจของคุณในเรื่องที่คนอยากรู้มากที่สุด-คุณทำอะไร, ทำเพื่อใครและทำอย่างไร ถ้าคนฟังไม่ใช่กลุ่มลูกค้าเป้าหมาย อย่างน้อยก็สามารถแนะนำคนอื่นให้คุณรู้จักได้ เริ่มลองอธิบายโดยเติมคำในช่องต่อไปนี้ดู “ผม/ฉันทำงานกับ/ช่วยเรื่อง________สำหรับ______โดยการ________เพื่อที่ จะ_______.”
:::
หาลูกค้าและทำยังไงให้พวกเขาต้องการคุณ
เมื่อคุณรู้แล้วว่าใครจะเป็นลูกค้า ขั้นต่อไปก็คือออกไปตามหาคนพวกนั้น มีคนหลายประเภทที่คุณควรเข้าไปทำความรู้จัก คนเหล่านี้อาจจะไม่ได้ชี้ขาด แต่จะช่วยให้คุณมีโอกาสได้ไปเจอลูกค้าจริงๆต่อไป
:::
จ้างผู้จัดการ
แล้วจะหาได้อย่างไง: ก็ผ่านทางคนทำงานอิสระคนอื่นๆที่ทำงานกับลูกค้าคนเดียวกัน, งานพบปะคนในวงการเดียวกันและงาน Meetups, ผ่านทาง Linkedin, การประชุมและ coworking spaces
:::
พนักงานที่ทำงานในบริษัท (ที่คุณอยากทำงานด้วย)
หาพวกเขาได้ที่ไหน: ตามบาร์ คนรอบๆตัว LinkedIn, งานพบปะระหว่างคนในวงการ, งานเลี้ยงรุ่น.
จะวางตัวยังไง: คุณอาจช่วยแบ่งงานมาทำ เริ่มทำโปรเจ็กต์ที่ยังไม่ได้จัดการ ทำให้ผู้จัดการเห็นว่าพนักงานที่คุณช่วยเป็นพนักงานดีเด่นที่ฉลาด มีไหวพริบและแก้ปัญหาได้ฉับไว
ผู้ลงทุน/ที่ปรึกษา: คนเหล่านี้จะรู้จุดแข็ง จุดอ่อนและความต้องการของบริษัทเป็นอย่างดี และช่วยให้คุณได้เจอคนที่จะเป็นคนตัดสินใจได้ แล้วยังสามารถแนะนำว่าคุณทำงานให้กับทีมได้ด้วยเช่นกัน
หาพวกเขาได้ที่ไหน: เว็บไซต์บริษัท เว็บไซท์การลงทุน บทความหนังสือพิมพ์และงานประชาสัมพันธ์ งานพบปะกันในวงการที่เกี่ยวกับการให้ทุนและงาน angel boot camp (งานอีเว้นต์ที่มีผู้สนับสนุนเงินทุนแก่ธุรกิจขนาดเล็ก) ต่างๆ
จะวางตัวยังไง: คุณต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านนั้นๆ ที่จะมาช่วยดูแลรักษาเงินลงทุนของเจ้าของโดยทำให้คนในทีมดูพร้อมและสมบูรณ์ ที่สุดแต่ไม่กระโตกกระตากเกินไป
ทำตามเทคนิคต่างๆพวกนี้ดูเพื่อให้มีลูกค้าอยู่สม่ำเสมอ แม้ว่าลูกค้าทุกรายสำคัญเท่าๆกันก็จริง แต่ก็ไม่ควรทุ่มไปกับลูกค้ารายเดียวและพึ่งพาลูกค้าไม่กี่คน เพราะจะช่วยให้คุณมีแรงจูงใจและมั่นใจเวลาต้องคุยกับลูกค้าที่อาจไม่เหมาะกับคุณหรือคุณอาจไม่เหมาะกับเขา
:::
ประเมินศักยภาพของลูกค้า
จำไว้เสมอว่าเราก็ต้องใส่ใจเลือกลูกค้าเหมือนที่ลูกค้าเลือกเราเหมือนกัน ซึ่งเป็นเรื่องดีของงานอิสระ ต้องคุยและถามลูกค้าดูว่าวัฒนธรรมองค์กรและตัวลูกค้าเองเหมาะกับสไตล์การทำงานของคุณหรือเปล่า ถ้าเป็นไปได้ให้ลองไปดูบรรยากาศออฟฟิศ และลองพูดคุยกับพนักงานเพื่อให้เข้าใจจริงๆว่าคุณจะต้องทำงานกับใครบ้าง
เริ่มแรกให้ลองถามคำถามต่อไปนี้ :
- ขั้นตอนการตัดสินใจต้องขึ้นอยู่กับอะไรบ้าง?
- ใครเกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์นี้บ้าง?
- กระบวนการคิดสร้างสรรค์เป็นยังไง?
- ในการทำโปรเจ็กต์จะต้องมีการทดลองซ้ำๆประมาณกี่ครั้ง?
- ต้องตรวจสอบงบประมาณเมื่อไหร่?
>>หน้าต่อไป จะตั้งราคาและหลีกเลี่ยงความผิดพลาดได้อย่างไร
คิดราคาอย่างไรและทำไม
การคิดค่าบริการทำได้หลายวิธี เราเสนอวิธีคิดค่าบริการแบบต่างๆ ว่าแบบไหนเหมาะสมกับคุณและแต่ละประเภทมีเรื่องอะไรต้องระวังบ้าง
Hourly คิดเป็นรายชั่วโมง
สถานการณ์ไหนเหมาะที่สุด: โปรเจกต์ที่ขอบเขตงานหรือเดดไลน์ส่งงานไม่ชัดเจน อาจต้องแก้หรือทำซ้ำหลายๆที
ต้องระวังเรื่องอะไรบ้าง: ลูกค้าจะไม่อยากเสียเวลาอธิบายงานหรือคุยกับคุณเท่าไหร่ เพราะพวกเขารู้สึกว่าถ้าเสียเงินจ้างคุณ คุณก็ควรรู้งานอยู่แล้วสิ สามารถแก้ปัญหานี้ได้ โดยแยกค่าบริการเป็น 2 ราคาสำหรับทำงานและการประชุม
Flat Rate ราคาคงที่
สถานการณ์ไหนเหมาะที่สุด: คุณสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลของลูกค้าได้ไม่ยาก มีขอบข่าย เวลาส่งและระเบียบในการทำงานชัดเจน
ต้องระวังเรื่องอะไรบ้าง: ขอบข่ายงานที่ไม่เหมือนกับที่คุยไว้, ต้องไปทำงานนอกสถานที่และประชุมไม่จบสิ้นซะที
Retainer ค่าประจำการ (x ค่าบริการรายเดือน)
สถานการณ์ไหนเหมาะที่สุด: เหมาะกับโปรเจ็กต์ระยะยาว (3 เดือนขึ้นไป) ที่ต้องทำงานซ้ำๆ
ต้องระวังเรื่องอะไรบ้าง: ต้องระวังขอบเขตงานที่กว้างขึ้นเรื่อยๆเพราะ คุณจะได้เงินระดับเท่าเดิมอีกนานพอสมควร
Sunk Costs ค่าเสียเวลา
เป็นค่าเวลาที่เสียไปกับการขาย หาลูกค้าและจัดการเอกสารอย่างทำบัญชี อย่าลืมว่าคุณต้องรวมค่าเสียเวลากับงานเล็กๆน้อยๆ พวกนี้เข้าไปเวลาคิดราคาด้วย
:::
ทำโปรเจกต์เช็คลิสต์ก่อนเพื่อเลี่ยงปัญหาระหว่างทำงาน
สิ่งสำคัญที่สุดของทุกโปรเจกต์ก็คือ ตัวคุณและลูกค้าต้องเข้าใจโปรเจกต์ทุกด้านอย่างแจ่มแจ้ง ควรคุยกันตั้งแต่เนิ่นๆเพื่อกำหนดรายละเอียดและขอบข่ายงานให้ชัดเจน เพื่อทั้งสองฝ่ายจะได้เข้าใจว่างานจะออกมาเป็นยังไงและดูแลความคืบหน้าอย่างไร
นอกจากนี้ ควรคุยสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างจู่ๆก็มีงานเพิ่มหรือมีขอบข่ายงาน เพิ่มขึ้นและควรพูดคุยเรื่องเหล่านี้กับลูกค้าได้อย่างเปิดเผย
“การกำหนดขอบเขตงานก็เหมือนเวลาเราไปสัมภาษณ์งาน ฉันถามคำถามเยอะมาก เพราะอยากให้ตัวเองเข้าใจชัดเจนจริงๆว่าลูกค้าต้องการอะไรและฉันจะทำอะไรให้ ได้ อาจจะง่ายกว่าถ้าเราคิดว่าเข้าใจตรงกันแล้ว เราอาจรู้สึกว่าบางคำถามไม่เห็นน่าจะต้องถามเลย (“คุณอยากให้รายงาน X มีข้อมูลอะไรบ้างและทำไม”, “อะไรคือสิ่งที่คุณอยากให้ประสบความสำเร็จในงานนี้และทำไม”, “แผนกบัญชีคุณต้องการให้เรียกเก็บเงินแบบไหนและปกติจ่ายเงินเมื่อไหร่”) ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้เยอะ”
:::
การส่งงาน
ควรอธิบายและวางแผนการส่งงานให้ละเอียดชัดเจน ลงไปถึงฟอร์แมตไฟล์และความยาว ต้องถามว่าต้องเสนองานอย่างเป็นทางการหรือไม่และต้องการแบบไหน อย่าลืมถามว่าใครจะเป็นคนใช้งานโปรเจกต์และต้องการอะไรเพิ่มหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่ได้รับผิดชอบส่วนดำเนินการ ต้องให้แน่ใจว่าจะไม่สับสนหน้าที่กัน
:::
ระยะเวลาการทำงาน
ขณะวางแผนระยะเวลาการทำโปรเจกต์ ควรประเมินเวลาตามจริงและให้เกินจริงซัก 20% และอีก 20% เพราะส่งงานก่อนเวลาก็ยังกว่าส่งไม่ทัน อย่าลืมรวมเวลารวบรวมข้อมูล ทำเอกสารสำคัญและงานพรีเซนเทชั่น แล้วยังต้องรวมเวลาที่ทำโปรเจกต์อื่นและเวลาขายงานด้วย
:::
แหล่งข้อมูลที่จำเป็น
เช็คว่าคุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลในการทำงานของบริษัทได้หรือไม่ ถ้าจำเป็น ควรเตรียมเวลารวมบรวมข้อมูลตั้งแต่เนิ่นๆและลองพยายามนึกว่าอาจเกิดปัญหา อะไรได้บ้างแล้วจะจัดการยังไง
>> หน้าต่อไป: อยู่ดีดีงานก็เพิ่ม! จะไม่ให้เกิดฝันร้ายแบบนี้และกระตือรือร้นอยู่ตลอดได้ยังไง
บริหารความต้องการและขอบข่ายงาน
อยู่ดีๆ ก็มีงานเพิ่มจากที่คุยไว้ เป็นเหมือนฝันร้ายของฟรีแลนซ์ทุนคน ปัญหานี้อาจเป็นเพราะไม่ได้คุยกันมากพอตั้งแต่ต้นและมีขอบข่ายคลุมเครือ หรือไม่ก็มองไม่เห็นปัญหาทันท่วงทีจนเกิดปัญหาตามมา เพราะฉะนั้นต้องติดตามและจัดการความคาดหวังของลูกค้าเป็นระยะๆตลอดจนเสร็จโปรเจ็กต์
งานที่เพิ่มขึ้นอาจเป็นได้ทั้ง เพิ่มฟีเจอร์, ต้องทำซ้ำและมีปัญหาเมื่อนำมาใช้จริง ควรคุยก่อนล่วงหน้าว่าใครเป็นคนดูแลการดำเนินการโปรเจกต์ หากคุณไม่ได้รับผิดชอบ ก็ต้องแจ้งให้ลูกค้าเข้าใจตามนั้นด้วย
Cindy Meltzer ผู้ก่อตั้ง The Social Craft อธิบายว่า “ฉันจะอธิบายให้ตรงและชัดไปเลยว่าบริการนี้รวม ไม่รวมอะไรบ้างแม้ว่าลูกค้าจะไม่ได้เอ่ยปาก แล้วยังเน้นด้วยว่าถ้าจะให้เวิร์กต้องดำเนินการจากภายในองค์กร ”
ถ้าดูเหมือนจะมีงานงอกจากที่ตกลงกันไว้ ควรรีบจัดการเพื่อไม่ให้กระทบงานและความสัมพันธ์กับลูกค้า อาจเริ่มคุยกับลูกค้าว่า: “ผม/ดิฉันสนุกกับงานนี้มากและอยากรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าให้นานๆ แต่ตอนนี้เหมือนจะมีงานเพิ่มจากที่คุยกันไว้เลยอยากขอคุยเรื่องเงื่อนไขงาน ต่างๆอีกรอบ จะได้ทำงานต่อได้แบบไม่มีปัญหาค้างคาครับ/ค่ะ”
:::
สร้างคลังสมองเพื่อกระตุ้นความกระตือรือร้นและความรับผิดชอบ
หนึ่งในเสน่ห์ของงานที่ปรึกษาอิสระคือ ได้เป็นนายตัวเอง แต่ก็เป็นเหมือนดาบสองคม ถ้าต้องกระตือรือร้นและพร้อมรับผิดชอบงานตลอดเวลา และเพื่อป้องกันอาการผัดวันประกันพรุ่ง ควรมี ‘คลังสมอง’ ซึ่งเป็นกลุ่มคนทำงานและที่ปรึกษาอิสระที่มาพบกันทุกอาทิตย์เพื่อให้ทำงาน กระตือรือร้นและไม่ออกนอกลู่นอกทาง
แนวคิดง่ายมาก: รวมฟรีแลนซ์ซัก 3-4 คน (รวมตัวคุณเองด้วย) และผู้ทรงคุณวุฒิ (เช่น ประธานบริษัท, นักลงทุน ที่ปรึกษา) ที่คุณเชื่อใจและวางใจได้ว่าจะมาประชุมทุกอาทิตย์ได้ ทุกคนในกลุ่มจะมาคุยความคืบหน้า, ความท้าทายหลักที่เจอและเป้าหมายในแต่ละสัปดาห์
ไม่มีอะไรจะกระตุ้นได้ดีไปกว่ากลุ่มคนที่หวังดีที่จะช่วยผลักดันเวลาคุณขี้เกียจ และเป็นกำลังใจในการทำงาน ต้องมีเวลาเตรียมพร้อมทุกอาทิตย์ซึ่งแปลว่าต้องแบ่งเวลานั่งทำบัญชีหรือ ทรศัพท์ 20 สายที่ต้องทำ
Jill Cartwright ยังอธิบายประโยชน์ของ ’คลังสมอง’ ต่อ “นอกจากต้องรับผิดชอบงานให้ได้ทุกอาชีพแล้ว ทีมคลีงสมองยังเป็นทีมที่ช่วยเวลาปัญหาด้วย อีกอย่างคือไม่จำเป็นต้องสอนงานใครเพราะพวกเขารู้จักธุรกิจอยู่แล้วและหาทางแก้ได้ทันใจ”
