Ne forcez pas les membres, facilitez-leur simplement la tâche
« Lorsque je pense à des exemples de la vie courante, de personnes qui ont réussi mais pas dans ce contexte-là, je crois de plus en plus que le travail que nous faisons au début est moins important que la personne, ses besoins et ses attentes’ dit Tony Bacigalupo de New Work City. « Je pense que l’embarquement est un moment critique comme moyen d’informer et donner les pleins pouvoirs à ceux qui vont grandir et contribuer, alors que cela a moins de valeur pour ceux qui sont destinés à ne pas retirer beaucoup de cette expérience de toute façon ».
Donc si vous organisez des soirées pour les nouveaux membres et que certaines personnes se refusent toujours à venir après quelque mois : comme nous le disions tout à l’heure, le coworking n’est pas fait pour tout le monde, et c’est important que votre communauté se soude organiquement. Ne forcez rien, facilitez simplement les choses.
L’un des éléments clé pour faciliter une atmosphère accueillante est d’impliquer le reste de la communauté. Vous pouvez organiser un apéro pour les nouveaux membres, mais si personne ne participe, il n’y aura pas un esprit accueillant. Vous pouvez présenter les membres à voix haute au milieu de l’espace, mais si tout le monde rebranche ses écouteurs ou retournent à leurs conversations privées immédiatement après, le jeune membre voudra être libéré au plus vite.
Asseyez-vous et interrogez vos membres
Asseyez-vous avec certains de vos membres permanents, et faites les parler des moments drôles qu’ils ont vécu au sein de la communauté de coworking. Demandez-leur qui ou ce qui leur a fait cette impression, invitez les ensuite à réfléchir sur la façon dont il pourrait faire en sorte que la même chose arrive aux nouveaux membres.
Encouragez les membres à échanger leurs bureaux habituels et à organiser des déjeuners groupés
Encouragez les membres à laisser leur bureau habituel et à s’installer à côté d’un nouveau membre. Repérez quel est leur lieu de déjeuer favori et organisez des déjeuners groupés ou faites seulemnt un point pour avoir un retour sur les échanges d’idées au sein de l’espace.
Offer grand tours
Also, if you or a staff member isn’t always there to welcome new members personally, make sure your community feels empowered to explain the little things that make a big difference on the first day: i.e. the grand tour, how to get online, guidelines for conference room usage, hours, printing, online resources, phone calls, keys/how to lock up, etc.
Proposez une grande visite
De la même façon, si vous ou un autre membre de l’équipe ne peut être toujours présent pour accueillir physiquement les nouveaux arrivants, assurez-vous que votre communauté se sente capable d’expliquer les petites choses qui feront la différence le premier jour: une visite de l’espace, comment se connecter, les modalités d’utilisation de la salle de conférence, les horaires, les imprimantes, les outils en ligne, le téléphone, les clés/comment fermer etc.
Et bien sûr, nous essayons encore de trouver des solutions. Il n’existe pas de combinaison parfaite qui garantisse qu’un nouveau membre restera pour toujours. « Il y a une barrière naturelle au fait de rejoindre un nouveau groupe et c’est important de combattre cela et d’accueillir les membres » dit Jacob Sayles de Office Nomads. « Je pense aussi que c’est plus facile de ne pas aborder chaque nouveau membre d’une façon nouvelle car de nouveaux membres arrivent en permanence. La cohérence est censée vous aider mais nous sommes encore à la recherche de la solution miracle ».
