J’ai commence à m’interroger sur la façon dont la « première impression » sur le coworking jouait un rôle dans le sentiment d’appartenance pour les nouveaux membres. Est-ce que nous passons à côté d’une opportunité de créer une relation durable en partant du principe que les gens le feront naturellement ?
J’ai interrogé 10 gérants d’espaces de coworking à travers le pays pour connaître leur procédé d’accueil aux nouveaux membres et leur ressenti quant au rôle que cela a pu jouer pour que les membres deviennent permanent ou non. Voilà un résumé de ce qu’ils m'ont dit – j’espère que cela nous aidera tous à être de meilleurs hôtes et communautés !
Tout d’abord, tous les gérants d’espaces ont reconnu avoir un procédé « d’embarquement », mais certain sont plus formels que d’autres. Alex Hillman de Indy Hall a dit “le seul sujet que je peux aborder concrètement est l’importance d’avoir un “Moment Indy Hall » (MIH) »
Encourager les nouveaux membres à « enlever leur manteau et s’installer un moment »
Cela varie d’une personne à une autre, et implique généralement d’établir une connexion personnelle (non-professionnelle) avec au moins un membre. Si quelqu’un reste ici longtemps sans avoir un MIH, la probabilité pour qu’il ne reste pas sur le long terme augmente. Si l’on regarde les membres sortants des derniers 6 mois, les seules personnes que nous ayons vraiment perdues sont celles qui n’ont pas eu l’occasion de se fondre dans le groupe, qui est un des principaux résultats des MIH.
Je pense que la plus part d’entre nous sommes d’accord sur le fait que quelque chose d’imprévisiblement sympathique et utile nous est déjà arrivé alors que nouscoworkions. Ce « moment » a été celui qui nous a décidé à penser que le coworking était quelque chose de bien, et que nous en voulions davantage dans notre vie. Bien sûr vous devez vous sentir suffisamment à l’aise dans l’espace pour être ouvert aux rencontres et touché par ce moment, c’est pourquoi il est important d’encourager les nouveaux membres à « enlever leurs manteaux et s’assoir un moment ».
Créez un dossier d’accueil avec des informations sur votre espace
Liz Elam de Link Coworking a partagé son procédé pour avoir de nouveaux membres qui s’installent, qui incluait aussi bien un dossier d’accueil pour aider à connaître l’espace et son environnement que la possibilité de créer un profil de membre sur leur site internet. « Une fois qu’ils ont le dossier en main, on donne le signal et tout le monde applaudit, encourage etc. » dit Elam. « Je pense que cela fait une différence. Ils ressentent qu’ils font partie de quelque chose et sont officiels ».
Présentez les nouveaux membres
Elam prend aussi le temps de présenter les nouveaux membres. Et si plusieurs arrivent au même moment, elle organise une happy hour pour que les membres actuels fassent la rencontre des nouveaux. « Je leur conseille aussi de se présenter sur Mavenlink (nous nous servons de leur outil réseau pour que les membres communiquent entre eux) et de proposer une question que les membres pourraient leur poser » dit-elle.
Faire un panneau pour les membres
La plus part d’entre nous avons des profils de nos membres sur nos sites internet, mais comme l’a fait remarquer Craig Baute de Creative Density construire un mur réel est un moyen facile de lancer la conversation et de signaler les nouveaux membres à la communauté.
« Le mur des membres a des petites infos drôles sur les membres et sur ce qu’ils font. J’ai remarqué que plusieurs personnes flânent devant une fois par semaine pour voir s’il y a de nouveaux arrivants à Creative Density. J’annonce également les nouveaux membres sur le tableau ardoise et je rappelle aux membres d’aller leur faire « un check ». De façon générale, les membres font attention et remarquent lorsque de nouveaux membres sont listés et partent à leur recherche, de façon à aider à leur intégration dans la communauté.
Des tables pour les nouveaux pendant leurs premiers jours
Baute a aussi fait une suggestion intéressante sur des emplacements désignés pour les premiers jours des membres.
« Je recommande que les membres passent une journée sur notre table haute où les conversations fusent et les gens nouent des liens rapidement. La plus part des membres passent un jour ou deux a cet étage avant de s’installer à l’étage plus grand, réservé au coworking, avec des tables plus basses. De cette façon ils sont intégrés à la communauté plus vite grâce à cela. S’ils ne font pas cela, je m’installe avec eux pour une demi-journée dans la pièce qu’ils ont choisi. Je me suis rendu compte que tout le monde est plutôt à l’aise avec moi étant donné que je suis là tout le temps et que je peux initier une conversation ou une connexion.
Bien qu’un consensus général soit fait sur le fait que oui, le fait d’avoir un procédé bien qu’un peu excentrique pour les nouveaux membres fasse une grosse différence sur la rapidité d’intégration et le sentiment d’appartenance à la communauté, cela ne garantit pas qu’ils tomberont amoureux et qu’ils resteront jusqu’à la fin de leurs jours.
