Essensys

Coworking Spaces

ประโยชน์ของการมีที่ทำงานที่ยืดหยุ่น

งานแบบพกพา (ภาพจาก Regus)

Nexudus - The white-lable management system for coworking spaces
Habu Coworking Management Software
Interested in stats on coworking? Then come this way: CoworkingStats.Com
Coworking Resources from A to Z
The Global Coworking Survey Newsletter
The Profitability Of Coworking Spaces
บริษัทยังได้กำไรอยู่เหมือนเดิมหรือเปล่า หากรวมพนักงานทุกคนไว้ในที่ที่เดียว หรือ ยุคที่ทำงานแบบดั้งเดิมได้ผ่านไปแล้ว? กลุ่มวิจัย IDC เชื่อว่า ในปีหน้า 3 ใน 4 ของแรงงานในสหรัฐอเมริกาจะเปลี่ยนสถานที่ทำงานไปมาได้ และแนวโน้มแบบเดียวกันก็คาดว่าจะเกิดขึ้นในยุโรปด้วย

คนจะเริ่มทำงานอย่างยืดหยุ่นและเปลี่ยนที่ทำงานไปมามากขึ้น ซึ่งเกิดจากความต้องการสภาพการทำงานที่รวดเร็ว ความพอใจของลูกจ้างและการพัฒนาทางเทคนิค บริษัทเองก็ได้ประโยชน์จากแนวโน้มนี้เหมือนกัน รูปแบบการทำงานอย่างยืดหยุ่นยังเพิ่มประสิทธิผลทางธุรกิจให้ดีขึ้น ซึ่งดูได้จากผลสำรวจทางเว็บไซต์ไม่นานมานี้เกี่ยวกับ การทำงานระยะไกล (teleworking) ที่จัดทำโดย CompTIA (Computing Technology Industry Association หรือองค์กรที่ให้ข้อมูลด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร) โดยสำรวจจาก 212 บริษัทที่มีขนาดหลากหลายในสหรัฐอเมริกา แคนาดาและสหราชอาณาจักร บริษัทที่ถูกสำรวจเหล่านี้บอกว่าการอนุญาตให้พนักงานทำงานระยะไกลได้ช่วย เพิ่มความสามารถในการผลิต (67%) ลดต้นทุน (59%) ทำให้ทักษะพนักงานดีขึ้น (39%) พนักงานอยู่นานขึ้น (37%) และปัญหาสุขภาพลดลง (25%)

:::

ต้นทุนสูงขึ้น หากพนักงานเท่านั้นที่ทำงานอย่างยืดหยุ่น

อย่างไรก็ตาม ผลของการที่พนักงานทำงานได้อย่างยืดหยุ่นขึ้น คือโต๊ะที่ว่างเปล่าและถูกทิ้งไว้เฉยๆ ที่สำนักงานและเงินที่เสียไปกับพื้นที่สำนักงานที่ไม่จำเป็น ธุรกิจต่างๆ อาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าแค่ค่าเช่าล้วนๆ เพิ่มอีก 3 ถึง 4 เท่า เพราะไม่ใช่เฉพาะค่าเช่าที่ต้องควักกระเป๋าจ่าย แต่ทั้งเฟอร์นิเจอร์ตกแต่งสำนักงาน, ติดเครื่องทำความร้อนและแอร์, ค่าไฟ, คอมพิวเตอร์และโทรศัพท์, ค่าบริการรักษาพื้นที่ทำงาน (การจัดการ, ดูแลรักษา, บริการไอที) ทุกๆ ชั่วโมงของสำนักงานร้างคนคือเงิน ทรัพยากรบุคคลและธรรมชาติที่สูญไปเปล่าประโยชน์

บริษัทจะจัดการพื้นที่ทำงานของตัวเองให้ยืดหยุ่นและลดต้นทุนทางอสังหาริมทรัพย์ไป พร้อมกันด้วยได้อย่างไร? ผู้ขายอสังหาริมทรัพย์อย่าง Regus สรุปทางออกเป็นคำแนะนำหลายข้อ ไม่น่าแปลกใจที่พวกเราแนะนำศูนย์ธุรกิจ หรือที่รู้จักกันในชื่อ executive suite หรือ serviced office ว่าเป็นทางออกที่เหมาะสม

:::

ศูนย์ธุรกิจคือทางออก

แทนที่จะใช้รูปแบบดั้งเดิมที่พนักงานทุกคนมีพื้นที่ทำงานตายตัวเป็นของตัวเอง พวกเขาแนะนำอีกวิธีที่ได้ผลกว่าโดยใช้โต๊ะแบบเคลื่อนย้ายได้ ซึ่งพนักงานสามารถเลือกพื้นที่ทำงานของตัวเองได้ตามต้องการ

- บริษัทควรตัดสินใจว่างานประเภทไหนที่สามารถทำงานแบบระยะไกลได้ และพัฒนาแผนงานให้เหมาะสมกับสำนักงานของตัวเอง

- สำหรับคนที่ทำงานระยะไกลนอกเวลา บริษัทควรมีตัวช่วยอย่างการจัดสรรพื้นที่แบบไม่กำหนดเจ้าของ (hoteling) หรือให้มีโต๊ะส่วนกลาง (hotdesk) 2 วิธีนี้ช่วยให้บริษัทมีจำนวนโต๊ะและพื้นที่ทำงานน้อยกว่าจำนวนพนักงาน ควรมีโต๊ะให้ใช้ตามความจำเป็นดีกว่าให้ใครคนใดคนหนึ่งเป็นเจ้าของตายตัว นี่ยังช่วยให้บริษัทเสียค่าเช่าพื้นที่น้อยลงและลดค่าดูแลรักษาด้วย

- ส่วนพนักงานที่ทำงานระยะไกลเต็มเวลาอาจต้องการทรัพยากรที่บริษัทจะต้องหามา ให้ หากสำนักงานที่บ้านไม่มีอุปกรณ์เครื่องมือที่จำเป็น ซึ่งอาจรวมถึงบริเวณรับรองลูกค้า, บริการการประชุมทางไกลผ่านจอภาพ (video conference), และห้องประชุมที่สามารถรับแขกได้

-  แล้วยังรวมไปถึงการจัดการทรัพยากรที่สำนักงานใหญ่ ซึ่งบริษัทสามารถประหยัดได้อีกมากโดยคิดหาวิธีแตกสาขาย่อย การเปิดสาขาที่ทำเลใหม่ ไม่ว่าจะเป็นอีกฟากเมือง หรือใกล้ลูกค้าหรือพนักงาน ต้องใช้เงินในการจัดเตรียมมากและมีความเสี่ยงเกี่ยวกับสัญญาเช่าระยะยาว บริษัทที่กำลังขยายสาขาจำเป็นต้องมีสัญญาที่ยืดหยุ่น เพื่อให้ขยับขยายหรือเคลื่อนที่ได้ การรักษาความยืดหยุ่นแบบนี้เอาไว้ช่วยให้พวกเขาไม่ต้องรับมือกับความเสี่ยง ที่ไม่จำเป็น

- สำหรับสำนักงานเพื่อการขายที่จำเป็นต้องมีที่อยู่ทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ แต่ไม่ได้มีสำนักงานจริงๆ ทางออกคือ ออฟฟิศเสมือนจริงนั่นเอง

- บริษัทขนาดเล็กหรือบริษัทที่มีการจัดจ้างคนภายนอกที่อยู่ในช่วงเริ่มต้นและ ต้องการความช่วยเหลือด้านงานเลขาควรมองหาพื้นที่สำนักงานให้เช่า เพราะจะมีบริการเจ้าหน้าที่มืออาชีพสำหรับงานเลขา การแปลและสนับสนุนทางเทคนิคเผื่อใช้งานยามจำเป็นให้ด้วย ซึ่งจะช่วยค่าใช้จ่ายตายตัวด้านบุคคลากร

- ธุรกิจต่างๆที่ต้องการสำนักงานชั่วคราวสำหรับทีมทำโปรเจ็ตก์ต่างๆ สามารถลดค่าใช้จ่ายได้มาก หากใช้สำนักงานชั่วคราวที่ตกแต่งและมีอุปกรณ์เครื่องมือครบครันแล้ว

:::

เปลี่ยนเพียงเล็กน้อยแต่ส่งผลมาก

ผู้จัดการของ Regus ชื่อ Michael Barth สรุปคำแนะนำของบริษัทว่า: “การเปลี่ยนแปลงทางการผลิตหรือบรรจุภัณฑ์แค่นิดหน่อย ก็สามารถลดค่าใช้จ่ายได้มหาศาล พื้นที่ทำงานก็ใช้หลักการเดียวกัน บริษัทที่ยังใช้สูตรเดิมๆ – เช่าห้อง ย้ายเข้าไป แยกพนักงานไปตามโต๊ะของตัวเอง มี คอมพิวเตอร์และโทรศัพท์ให้ - เป็นการโยนเงินทิ้งเห็นๆ” ส่วนเงินที่ประหยัดได้ แน่นอนว่า Barth จะใช้ไปกับการลงทุนการใช้บริการเช่าพื้นที่ทำงานของ Regus นั่นเอง

comments powered by Disqus
Coworking Resources from A to Z
Profitability of Coworking Spaces