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Trucos para construir la Comunidad…antes de abrir un espacio

Animador de conversación en el encuentro japonIncompany, organizado en workINcompany, un espacio de coworking en Sevilla.

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Aunque la comunidad coworking en general admite que no existe ningún manual para saber cómo poner en marcha, abrir y gestionar un espacio de coworking, hay varias buenas razones que apuntan a comenzar con la construcción de la comunidad. Es, después de todo, la esencia del movimiento, y lo que lo diferencia de otras tendencias en el trabajo. Aquí tienes algunas razones que explican por qué la construcción de la comunidad pre-apertura es una buena idea y nueve estrategias –a veces contradictorias, y no obstante, reveladoras- de construcción de comunidades que han sido probadas y puestas a prueba por distintos gestores de espacios.

Los espacios de coworking parecen y son diferentes, además de ser el hogar de una amplia gama de profesionales que crean grandes comunidades. Pero existen al menos dos factores en común en cada espacio de coworking. El primero es, lógicamente, que son lugares de trabajo. Pero es el segundo el que crea la diferencia con otros lugares de trabajo: la comunidad. Y es este el elemento que debe ser cultivado.

Alex HIllman es un defensor apasionado de la construcción de la comunidad antes de la apertura de un espacio, y atribuye gran parte (si no la mayoría) del éxito de Indepentents Hall a la comunidad que él y su socio, Geoff DiMasi, crearon antes de abrir sus puertas. Incluso fue uno de sus miembros quien sugirió el nombre del espacio. Aunque admite que no hay una única forma acertada para construir una comunidad, aporta un buen número de convincentes razones de que la construcción de la comunidad previa a la apertura es una buena idea.

Para empezar, por razones muy prácticas, contar con una comunidad y con un número determinado de personas que se convertirán en coworkers, garantiza una parte del capital inicial. Como en todos los negocios, los espacios de coworking también tienen costes de mantenimiento. Tener un porcentaje de ellos ya cubierto reducirá la presión financiera una vez que el operador ha encontrado su espacio.

Por otra parte, encontrar y conseguir un espacio –completando todas las cuestiones logísticas- es normalmente más fácil y lleva menos tiempo que construir una comunidad fuerte.

“Generalmente es más sencillo hacer cosas como firmar un contrato de alquiler, comprar mesas, o diseñar una oficina de lo que resulta encontrar gente que se interese por la idea, y que se interesen los unos por los otros” cuenta Alex. “Esa es la parte más difícil. Y cuando esperas para hacer la parte más complicada hasta contar ya con todos esos gastos de mantenimiento, la dificultad se multiplica”.

Completar las cuestiones prácticas es mucho más fácil cuando hay gente con un interés en particular a quienes puedes consultar.

La segunda razón es más de tipo psicológico. Cuando pones en marcha un espacio, argumenta Alex, tu diálogo está centrado en el espacio, y sin darte cuenta empiezas a hablar a los potenciales miembros principalmente de este, en lugar de hablar sobre la comunidad que existe en él.

“Cuando ya tienes un espacio, es muy fácil empezar a hacer todo con el espacio como punto central. Pero sabemos que lo que le interesa a los miembros, sobre todo, es el resto de la gente de la comunidad. Cuando empiezas por el espacio, se convierte en parte de tu diálogo. Establece un tono en la comunicación con los potenciales miembros en el que parecerá que la parte importante a tener en cuenta es el espacio” dice.

Por último, si nada de eso resulta convincente, hay una razón festiva para empezar por la comunidad. “Uno de los mayores beneficios de comenzar con la comunidad es que podrás celebrar una gran inauguración… con gente que lo estará celebrando contigo… Hacer una inauguración solo para ti no es muy divertido.”  

Aquí van 11 consejos que los futuros gestores de espacios pueden usar para ayudarles a construir una comunidad, y organizar una fiesta alucinante:

Eventos

Una de las principales maneras de construir una comunidad es reunir a las personas y animarlas a relacionarse entre ellas, e invitar a la gente a eventos es una manera obvia y efectiva de hacerlo.

Organizar eventos informales es mejor que orientarlos directamente a hacer negocios, ya que tienen más éxito a la hora de establecer relaciones personales, en lugar de profesionales. Alex, que gestiona talleres de coworking, anima a la gente a evitar marcar estas actividades como eventos de networking, que puede tener connotaciones del tipo intercambio de tarjetas y recopilar contactos.

“Me gustan las “happy hours” para freelancers, o los desayunos de emprendedores. Las comidas y la bebidas son estupendas porque la gente las va a hacer de todas maneras”, cuenta Alex. “Si cada persona que acude al encuentro que organizas mantiene una o dos conversaciones interesantes, quiere decir que fue un éxito. Piensa en ello más como una fiesta que como un evento de networking”.

En el lado más “profesional” de las cosas, organizar tus propios eventos en los que compartes algo que conoces, o en los que invitas a alguien para que enseñe algo, puede ser una manera estupenda de reunir a la gente.

Los eventos de otros

“Una cosa que la gente suele pasar por alto”, dice Alex, “es ir a eventos de otras personas como un grupo”.

“Ir juntos como grupo hace visible el sentido de unidad en el mundo real, y hace que otras personas se pregunten, “vosotros hacéis muchas cosas juntos, ¿cómo funciona eso?””.

Jellies

Una reunión Jelly es una gran manera de demostrar el concepto del coworking a grupos de personas que, de otra manera, no estarían familiarizados con él.

Coworking Slovenia comenzó como un humilde Jelly el 19 de enero como parte de la Jellyweek. Su fundadora Luka Piškorič y su colega Eva Perčič solo invitaron amigos y personas de su circulo profesional a cotrabajar en Kino Šiška, un conocido centro de cultura urbana en Ljubljana.

Gracias a sus círculos sociales y profesionales, asistieron 150 personas. Los participantes y el espacio acabaron tan entusiasmados con Jelly que se convirtió en un evento semanal.

Endulzar cada semana con un evento Jelly puede ayudar a atraer a nuevas personas. Luka añadió una sesión de tarde a las sesiones semanales de coworking llamado “Siéntate, has conseguido una A” (Sit Down, You’ve Got an A). Se invita a diferentes personas de una amplia gama de campos profesionales a presentar sus proyectos y recibir el feedback del grupo, y en ocasiones se descubren oportunidades de colaboración.

“Estas sesiones funcionan muy bien”, cuenta Luka, “porque atraen a gente al espacio que normalmente no vendría. Vienen por la sesión, pero después vuelven a cotrabajar. Estamos proporcionando nuevas posibilidades para gente de diferentes campos que no estaban familiarizados antes…sobre todo con el coworking”.

Reuniones dirigidas

Aunque las reuniones Jelly son una manera efectiva de introducir el concepto del trabajo colaborativo, siempre habrá alguien a quien no le atraerá la idea. Esto no significa, sin embargo, que no puedan disfrutar en un entrono de trabajo colaborativo.

Jaime Aranda y Alberto Pérez, de workINcompany, en Sevilla, han organizado varias reuniones dirigidas y estructuradas tipo Jelly en meetup.com, reuniendo gente con intereses similares, pero no necesariamente para cotrabajar. Estas reuniones incluyen japoINcompany, para los fanáticos de la cocina japonesa, chatINcompany, para los apasionados por las culturas y lenguas extranjeras, y un grupo de conversación en inglés, organizado por un amigo de workINcompany.

Todas estas reuniones se llevan a cabo en el espacio de coworking, donde en ocasiones hay coworkers trabajando. El entorno crea una curiosidad natural en el grupo, y Jaime cuenta que siempre hay ungancho: alguien en el grupo “de paisano” que habla sobre coworking – y que puede contar al resto de los participantes qué es un espacio de coworking.

Aunque puede sonar un poco engañoso, Jaime asegura que las conversaciones fluyen de manera totalmente natural, y dan la posibilidad a los participantes de preguntar lo que más les interese. Esta particular estrategia es especialmente útil en ciudades como Sevilla, donde la gente se muestra a menudo reticente a compartir ideas en el entorno profesional.

Campañas Social Media 

Alex aconseja una “combinación de conexiones virtuales y físicas”, pero advierte  que lo mejor es “convertir en reales las relaciones virtuales tan pronto como sea posible”.

Las redes sociales hacen que ponerse en contacto con grupos de gente con determinados intereses pueda hacerse de manera fácil, casual e instantánea. Es importante comprender que estos canales tienen ciertas limitaciones, y que las plataformas online no son las mejores para asegurar que los grupos te seguirán también en el mundo real.

Sin embargo, como es ampliamente conocido, no existe una “manera correcta” de construir una comunidad, y este hecho queda claro en el caso de Craig Baute, que construyó la comunidad de Creative Density en Denver… desde Toronto.

“Durante los cinco meses anteriores (a la apertura), estuve muy activo en twitter, conversando, manteniendo a la gente actualizada sobre nuestros progresos, e incluso enviando ocasionalmente emails”, cuenta.

Ya que no contaban con un contacto cara a cara, mantener el contacto con las personas interesadas y asegurarse de enviarles las novedades tomó especial importancia.

Craig también recalca que la gestión de la comunidad es una habilidad que se puede realizar en el mundo virtual. Se dirigió activamente hacia las personas que podrían estar interesadas en su idea, y las involucró en nuevas redes virtuales.

Usando el hashtag de twitter “HighFive”, atrajo la atención de un cierto tipo de personas. Una vez que la conexión virtual se había hecho, Craig hizo el esfuerzo de hablar con al menos dos personas al mismo tiempo. Esto funciona como una presentación inicial, y establece conexiones entre futuros coworkers.

Las redes sociales pueden también funcionar como publicidad gratuita, así que asegúrate de usar los canales sociales para mostrar tus eventos. Siguiendo con el primer Jelly de Coworking Slovenia, Luka subió las fotos del evento en Facebook y etiquetó a tanta gente como pudo. Así mostró el evento en cientos de otros círculos sociales, y se aseguró una mínima asistencia –entre 15 y 30- en cada una de sus reuniones semanales.

Estudios de mercado

Las encuestas son una buena manera de medir el interés y tener una idea de los que tus potenciales coworkers quieren. Cuando Craig decidió abrir un espacio de coworking, se aseguró de que todos los dominios web y las herramientas social media de “Denver coworking” llevaran a la gente a una encuesta, preguntando a los visitantes que les interesaba más del concepto, y dónde les gustaría que se abriera un espacio de coworking.

También analizó los informes de la ciudad realizados por el Ayuntamiento, que describían los barrios, el entorno socio-económico, y el estado de los transportes públicos. Esta investigación, junto a su estrategia social media, se unieron para crear una marca con la que la gente quisiera relacionarse.

(Des)Conferencias

Ser un defensor del coworking es parte del futuro de cualquier operador de un espacio de coworking, así que aprovecha la oportunidad de hablar sobre tu caso delante de audiencias.

Para Jaime y Alberto, de workINcompany, esta oportunidad vino en forma de performance en Pechua Kucha, conferencia anual sobre arquitectura a la que asisten unas 400 personas cada año. Durante su presentación, explicaron el coworking y sus beneficios, y acabaron con un irónico ‘striptease’.

Si no puedes conseguir un espacio como ponente en una conferencia, organiza una propia. Coworking Slovenia hizo justo eso, y declaró el 1 de junio como el “Slovenian Sharing Day”, en el que organizaron un evento abierto en forma de bar al aire libre en un espacio público, e invitaron a grupos de iniciativas interesadas en el consumo colaborativo.

“Fue un evento fantástico”, dice Luka. “Fue sorprendente la manera en la que la comunidad lo organizó. Solo pusimos en marcha una plataforma y todo el mundo contribuyó con su programa. Fue un éxito increíble”.

¿Por dónde empezar?

Según Alex, ya deberías haber empezado ayer. Durante sus talleres sobre coworking, a menudo escucha a la gente diciendo que están esperando el momento adecuado, pero nunca dan un buen motivo por el que no lo estén haciendo ahora. Esto viene de un hombre que tiene “J.F.D.I.” (Just Focus and Do It– Céntrate y hazlo) tatuado en su antebrazo. Una vez que has empezado ayer, deja de preguntarte cómo será el espacio, y pregúntale a tu comunidad. Craig subraya que lo mejor que hizo fue preguntar a las personas de su comunidad dónde querían trabajar, y escuchar sus necesidades. “Deja que la comunidad te cuente lo que quiere”, dice.

Lo que necesitarás

La pacienciaes la clave cuando se habla de construir comunidades. Nadie lo sabe mejor que Jaime y Alberto, que trabajaron en construir su comunidad dos años antes de abrir el espacio.

“La gente en nuestro espacio nos dice a menudo que tenemos mucha paciencia”, confiesa Jaime. “Cuando alguien viene al espacio, nos tomamos el tiempo para explicarle todo, y también el tiempo para escucharles. Nos cuentan sus ideas, y cuando haces eso, una vez que has escuchados sus sueños, te conviertes en una parte de ellos, y solo entonces puedes construir un espacio con una comunidad, porque les conoces y les entiendes, y es en ese momento cuando tienes la capacidad de darles lo que necesitan. Puede que no se conviertan en miembros desde el principio, pero seguro que se acordarán de ti, porque compartieron algo contigo, y pueden empezar a pensar en las opciones para trabajar de otra manera”.

Evidentemente,las habilidades de escuchason también necesarias para construir confianza, respeto, y aprender lo que tu comunidad necesita en un futuro espacio de coworking.

“Deberías escuchar el doble de lo que hablas”, dice Alex. “De aquí es de donde vienen las pistas. Si lo único que haces es esperar a una oportunidad para hablar, no estás involucrando a la gente”.

Una buena dosis depasiónpuede llevarte muy lejos cuando se trata de animar a la gente para que pruebe una nueva manera de hacer algo, y para cada uno de los gestores de estos espacios de coworking, el proceso de construir la comunidad ha sido la parte fundamental en el trayecto hasta abrir el espacio.

Más aún, si te apasiona tu proyecto, no parecerá que estás trabajando, lo que podría debilitar tus acciones. Alex, Craig, Luka y Jaime, todos ellos tenían trabajos a jornada completa cuando comenzaron a crear sus círculos de coworking, y aunque era exigente en términos de gestión el tiempo, el especto social aligeraba el sentimiento de obligación. Recuerda que, un día, las personas que forman tu comunidad se convertirán en tus coworkers y amigos. Invertir tiempo en ellos supone un beneficio a nivel personal, sobre todo lo demás. 

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