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Siete consejos para el buen funcionamiento de un espacio de coworking

Los eventos son una buena manera de aumentar la asistencia a un espacio de coworking en los momentos de menor demanda, por las noches o por las mañanas.

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¿Por qué no se llaman los espacios de coworking “espacios cohumanos”, si todo gira en torno a la gente que hay en ellos? Sencillamente, porque el espacio gira sobre las necesidades de la gente para trabajar –y el coworking permite y simplifica la manera de poder hacerlo. Ello incluye proporcionar conexión a Internet rápida y fiable, almacenamiento seguro, y un espacio de trabajo relativamente sin interrupciones, a salvo del sonido constante de los teléfonos móviles. Además, los coworkers prefieren dedicarse a conocer a sus compañeros de espacio antes que a limpiar tazas sucias. Aquí van siete consejos para hacer el día a día y las jornadas laborales en los espacios de coworking más fáciles y cómodas.

Tarde al trabajo los lunes, pronto a casa los viernes –así es la semana laboral para la mayoría. Los coworkers no son una excepción, especialmente en relación a su espacio de coworking. Ya que los freelancers requieren de una mayor auto-disciplina y muy raramente se requiere su presencia en la (no)oficina, los espacios de coworking quedan más huérfanos al principio y al final de la semana. Esto se traduce en una afluencia mayor de usuarios entre semana, y mesas de trabajo cargadas de manera desigual.

Más eventos en días infrautilizados

Hay una serie de soluciones que han surgido en los espacios de coworking para solucionar este problema. Una de ellas es albergar eventos estratégicamente planeados. Los coworkers en Creative Density, por ejemplo, son invitados a participar en una tarde de viernes semanal limpia-frigorífico, durante la cual se beben la cerveza que ha sobrado de la semana. Se puede hacer fácilmente lo mismo con las sobras de comida, y es una buena manera de limpiar la nevera, una tarea mundana que de todas maneras hay que hacer.

Otros eventos incluyen el “lunes de coworking gratuito”, una vez al mes, que se organiza en IndieDesk, en Los Ángeles. Proporciona la oportunidad a los usuarios interesados de conocer el espacio, e incentiva a los miembros a utilizar el espacio al comienzo de la semana, con la promesa de conocer gente nueva e interesante.

En lugar de hacer sentir a tus coworkers que deben asistir a un evento, prueba a organizar reuniones casuales. Invitaciones casuales a conversaciones, un anuncio en la pared en el espacio de eventos, o una actualización de estado en las redes sociales son a menudo suficiente para asegurar interés y publico. Además, evita acoger eventos regulares que molestan a la gente mientras trabaja, y que podrían conducir a una tregua permanente en la asistencia semanal. 

La cocina como núcleo, transparente, pero de ruido reducido

Si los miembros pudieran tener más voz en cualquier área del espacio de trabajo, la mayoría de los coworkers comenzarían por las zonas “cocina y comida”. A pesar de las cosas que a los miembros de los espacios les gustaría cambiar en particular, y de hecho podrían ser unas cuantas; a nadie le gusta una cocina sucia, que puede causar reparos para bastantes coworkers en cualquier lugar. Y sospechamos que esto puede estar muy relacionado con alguna cocina sucia.

Hemos encontrado que el mejor sitio para la cocina en un espacio de coworking es en el medio o hacia la parte delantera del edificio, completamente visible. Como entonces todo el mundo podrá ver fácilmente la zona de la cocina, y lo que está sucediendo en ella, los usuarios se sentirán inclinados con mayor facilidad a poner su taza o su plato sucio dentro del lavavajillas, en lugar de dejarlo en la encimera.

Tener la cocina en el medio del espacio o en la parte delantera, sin embargo, puede ser ruidoso; y desde luego, la cocina es el lugar perfecto para participar en conversaciones triviales o para conocer a otro coworker que trabaja en el lado opuesto del espacio. Por esta razón, poner separaciones o divisiones transparentes –como paneles de cristal o grandes ventanas- entre el espacio de trabajo y la zona para comer es una buena idea. Una cocina central también sirve como divisor del espacio por sí misma, ayudando a dividir grandes espacios en diferentes áreas.

Obviamente, no todos los espacios tienen la flexibilidad, el tamaño o los recursos para poner la cocina allá donde quieran. En NextSpace, San Francisco, han encontrado un punto intermedio con una idea sencilla y entrañable para animar a sus coworkers a fregar. Cada miembro tiene su propia taza con su nombre, por lo que siempre se sabe quién es el culpable. Además ayuda a crear un sentimiento de pertenencia entre los usuarios, y ayuda también a evitar ese momento extraño cuando olvidas el nombre de alguien. 

Fortalecer el silencio

A muchos coworkers les distraen los sonidos altos. En la mayoría de los casos, no suele llevarles a abandonar el espacio, pero se puede ayudar, no obstante, a que los miembros se sientan más productivos creando áreas tranquilas o habitaciones silenciosas, si el espacio lo permite.

Ya que especialmente los escritores necesitan espacios de trabajo silenciosos, es más frecuente encontrarlos en espacios de coworking que se dirigen especialmente a ellos, como Writer's Junction, en Santa Mónica, y habitualmente esto se refiere al nivel de ruido en el espacio de trabajo.

En Writer’s Junction, los espacios comunicativos están situados en el centro de los espacios de coworking. Además, a diferencia de la mayoría de los espacios, ofrecen a sus miembros algunas salas privadas. La mayoría del espacio está dedicado a zonas comunes, no obstante, pero permite a sus miembros seleccionar el nivel de ruido. También existe la “Sala Fecha de Entrega”, con un nombre que transmite el mensaje de manera muy clara.

Betahaus, en Berlín, con sus 200 mesas, goza de aún más opciones de espacio, y por eso cuentan con una “sala silenciosa” de un tamaño considerable, convertida en una sala de volumen normal a petición de sus usuarios. Con esta nueva norma, la sala es aún más tranquila de lo esperado, y curiosamente, hay también una demanda menor de mesas silenciosas de lo previsto, lo que sugiere que una sala silenciosa no necesita ser demasiado grande. Como media, no se necesita un espacio para más de una sexta parte de los miembros.

Una alternativa para las áreas silenciosas son las máquinas de ruido blanco que regulan el volumen de la habitación con tonos variables. Así se crea una sensación general de un entorno más tranquilo.

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