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La expansión de los espacios de coworking - en la misma ubicación

Hub Melbourne: After expansion...

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A medida que el movimiento coworking se desarrolla y la edad media de los espacios aumenta, las expansiones de los espacios de coworking empiezan a ser más frecuentes. Son menos costosas de llevar a cabo que tener una ubicación adicional, y ofrecen la oportunidad de diversificar el espacio. El inconveniente, sin embargo, es que son circunstanciales: mientras que una nueva ubicación puede considerarse en cualquier momento, una expansión de este tipo solo puede producirse cuando hay espacio disponible en las inmediaciones. Este es el primer artículo de una serie, en la que hablaremos de las expansiones de los espacios de diferentes maneras.

La expansión de un espacio es una excelente oportunidad para diversificarlo y hacerlo más rentable, aunque viene acompañada de una larga cadena de consideraciones. La sostenibilidad financiera puede alcanzarse gracias a la expansión, insiste Francisco Cámara, co-fundador de Freeland, en Madrid. Junto a Ana, su compañera, están actualmente ampliando su espacio en el edificio contiguo. Freeland aún no es económicamente viable, pero con más espacio para tener más puestos, sin la necesidad de aumentar los costes de administración o los actuales costes de infraestructura, aumentan las posibilidades de que se convierta en un negocio rentable.

Ciertamente, una expansión puede aumentar los ingresos, pero solo puede ocurrir si las circunstancias lo permiten. Al abrir un espacio de coworking, por tanto, merece la pena tener en cuenta la flexibilidad potencial de los edificios. ¿Hay espacio para crecer? ¿Es probable que el tamaño pueda convertirse en un problema? Ya que cuanto más grande sea el espacio, mayores son las posibilidades de que sea financieramente sostenible, hay algunos puntos que merece la pena considerar cuanto antes.

Para Hub Melbourne, este punto fue un factor determinante para establecerse en Donkey Wheel House, la casa de 120 años que ahora ocupan. El equipo era consciente desde el principio de que necesitarían un espacio mayor para ser financieramente rentables, por lo que recientemente aumentaron su espacio multiplicándolo por 3, pasando de 200 a 600 metros cuadrados. 

Las ventajas de la expansión, comparadas con las de abrir una segunda ubicación

Obviamente, la viabilidad financiera no es la única razón que tienen en cuenta los espacios para expandirse. Cuando Office Nomads anunció su expansión hace dos semanas, vino precedida de cinco años de exitosa actividad, y la decisión no es abrir una ubicación adicional: es un movimiento para continuar centrando toda su atención en un solo espacio, pero motivado por la necesidad de crecimiento de su comunidad y poder ofrecer un entorno más diverso a sus miembros.

“Queríamos estar seguros de que estamos haciendo todo lo necesario por la comunidad que existe en nuestro espacio”, cuenta Jacob Sayles, co-fundador de Office Nomads. “Teníamos capacidad suficiente, pero no hemos querido crecer solo por el hecho de crecer (…). Queríamos también asegurarnos de mantener la cultura (del espacio)”.

Sea cual sea la razón, hay varias ventajas de la expansión del espacio sobre la apertura de una ubicación adicional, empezando por la relación con el propietario, que para muchos de los gestores de los espacios puede ser uno de los mayores retos en su apertura.

De hecho, la relación existente con los propietarios puede ser una bendición. Jacob Sayles y Susan Evans, co-fundadores de Office Nomads, descubrieron que la estrecha relación que tenían con el propietario fue ampliamente recompensada.

“Creíamos que acabaríamos perdiéndolo, porque había alguien que ofrecía más dinero que nosotros; ¡pero nuestro casero acabó concediéndonos (la planta baja) a nosotros de todas maneras!”

Además, a pesar de lo que puede ser un aumento significativo de los metros cuadrados (en el caso de Hub Melbourne, por ejemplo, multiplicarlos por tres) la expansión, a diferencia de las ubicaciones adicionales, no requiere un nuevo equipo de dirección, y puede ser normalmente gestionado aumentando las horas del equipo original, o incluyendo un nuevo miembro en el equipo. En el caso de Freeland, Francisco y su mujer, Ana, continuarán gestionando el espacio por sí mismos, conservando así los gastos de mantenimiento al mismo nivel.

Imprevistos

Aunque el crecimiento es positivo y la expansión tiene sus ventajas, también cuenta con elementos perturbadores, especialmente si requiere obras de acondicionamiento. Para minimizar estos trastornos, se recomienda comenzar estos trabajos en periodos de baja actividad.

“Estamos realizando nuestra expansión (ahora) en agosto”, explica Francisco, “porque muchos de los coworkers están de vacaciones en este periodo”.

Pero aún mas importante, la expansión de un espacio significará, en última instancia, un cambio en las dinámicas, y esto puede tener su impacto en la cultura de un espacio de coworking.

“Una de las cosas de las que nos dimos cuenta tiene que ver con la cultura”, cuenta Jan Stewart, anfitrión de Hub Melbourne. “Habíamos desarrollado una cultura verdaderamente bonita y fuerte en un espacio pequeño –que era muy íntimo y acogedor- así que cuando terminamos la ampliación pasamos por un periodo, de alrededor de un mes, que fue bastante perturbador. Tuvimos (…) que poner mucho de nuestra parte para fomentar (…) la cultura. Ahora es más increíble que nunca. Pero puedo decir sin duda alguna que es un punto delicado cuando se lleva a cabo una expansión”.

Jacob, Susan y Francisco coinciden. Pero en el diseño de sus respectivas expansiones, han incluido la ampliación de las áreas comunes en las que sus miembros pueden socializar y conectar, de ese modo ayudarán a estrechar lazos en sus comunidades, a pesar de la posibilidad de pasar por un periodo difícil una vez que el número de coworkers aumente.

“Estamos llevando a cabo (la expansión) como un aumento del 50% de los puestos, porque estamos invirtiendo en una gran zona común”, dicen Jacob y Susan. “La principal demanda de nuestros coworkers era una amplia zona común para poder sentarse y comer juntos”.

Este enfoque –involucrar a los miembros en el proceso- es también un factor importante de la expansión. Puede ser que la comunidad fuera consultada sobre el diseño del espacio de trabajo cuando se abrió en un principio, pero lo que es esencial es tener en cuenta la opinión de los miembros en esta etapa posterior.

Respetar la opinión de los miembros de la comunidad también asegurará que se esté creando lo necesario para llenar los nuevos puestos. Aumentar la sensación de propiedad de los miembros les llevará a tomar un papel activo en la construcción de la comunidad. Esto, de acuerdo con Alex Hillman, de Indy Hall, un espacio recientemente ampliado, es uno de los factores más importantes para crear un espacio de éxito dirigido por su comunidad.

Participación de la comunidad

Una buena manera de permitir a los miembros “dejar su huella” en las nuevas zonas –aparte de dejar que se ensucien las manos como pudimos ver en Indy Hall- es completar las infraestructuras básicas y abrir lo antes posible.

“Abrimos (Office Nomads) después de 3 semanas de preparación. Todo lo que hicimos para construir el espacio fue llevado a cabo mientras estaba abierto para contar con el feedback de nuestra comunidad”, cuentan Jacob y Susan. “Nuestro enfoque (estará) en todo lo que podemos hacer en el espacio antes de abrir sus puertas”.

Esta estrategia, junto con la intención de llevar a cabo el deseo de sus miembros de contar con una zona común mayor, hace que la comunidad tenga un interés personal en el proyecto.

Cuando consultan a sus coworkers, los gestores de los espacios a menudo encuentran que piden un espacio mayor para conectar y socializar. Esto se debe sencillamente a que los espacios pequeños requieren del máximo de ingresos para cubrir los gastos. Por tanto deben monetizar tanto espacio como sea posible, y así tienen menos áreas disponibles para zonas comunes o para eventos.

Diseño

El objetivo fundamental es crear diversidad espacial y consolidar una de las ideas logísticas básicas del coworking: proporcionar un espacio de trabajo con soluciones flexibles. La expansión representa una oportunidad para crear un ambiente equilibrado, donde los profesionales se encuentran cómodos, con una mezcla en el diseño del espacio “dirigido hacia dentro” y “dirigido hacia fuera”.

El diseño dirigido hacia dentro, como describe Clay Spinuzzi en su artículo sobre coworking en “Journal of Business and Technical Communication”, “está basado en proporcionar comodidad y facilitar las relaciones en el espacio de coworking”, y es menos apropiado para reuniones formales. El diseño dirigido hacia fuera, por otro lado, “facilita los contactos profesionales externos, más dirigidos a impresionar que a la comodidad”, y son especialmente adecuados para las reuniones con clientes.

Por ejemplo, la imagen del espacio de coworking de Madrid Freeland, es refinada y por tanto, dirigida al exterior. Decorado con piezas de diseñadores modificables, el espacio actúa casi como un showroom para sus miembros, la mayor parte de ellos de las industrias creativas, que pueden invitar a sus clientes a un espacio cómodo. La expansión es una oportunidad para equilibrar esta imagen con un área con diseño dirigido al interior. “Va a ser un espacio en el que podrás ser desordenado sin preocuparte de molestar al resto de los miembros. Será una especie de espacio con filosofía “work in progress”, podrás usarlo sin preocuparte de que se te caiga el café”, explica Francisco.

La expansión de Hub Melbourne permitió también la diversificación del espacio. En un proyecto diseñado en colaboración con Hassel, firma de arquitectura especializada en soluciones de espacios de trabajo colaborativos, la sala de baile de 400m2 de Donkey Wheel House fue transformada en tres áreas diferentes –pero no separadas.

La zona del salón, con sofás Dujardin (y en contraste con la recreación de una zona exterior con hierba, tumbonas y una hamaca), crea un entorno que apela a sus socios corporativos, explica Jan, y por tanto cumple su misión de ser interinstitucional, conectando freelancers y pequeñas empresas con corporaciones.

Hub ha experimentado desde entonces un gran aumento del número de miembros corporativos y es, a menudo, sede de eventos institucionales. Ello, junto a su ambiciosa e increíblemente exitosa campaña “100 miembros en 100 días”, ha hecho que actualmente Hub cuente con alrededor de 600 miembros, y más de 100 personas cruzan sus puertas diariamente. La ampliación y la campaña han hecho que Hub Melbourne haya alcanzado el umbral de rentabilidad por primera vez desde su apertura, un hito que celebraron hace dos semanas.

El último tema importante cuando se lleva a cabo una expansión es asegurarse de la facilidad de paso entre las zonas nuevas y antiguas. Esto asegura que los nuevos y los antiguos miembros pueden conectar y colaborar, y ayudará a que todos ellos se sientan parte del crecimiento y enriquecimiento de la comunidad. Como los espacios de coworking están basados en la comunidad que acogen, el espacio debe facilitar la interacción. Algo que se debe procurar en todas las fases de la operación.

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Traducido por Marta Santacana

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