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Cómo optimizar tu espacio de coworking

“Loffice” en Budapest: Muy luminosa, sillas cómodas, grandes mesas.

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¿Has probado alguna vez a escribir “odio mi oficina” en un buscador? Google ofrece casi 6 millones de resultados a esta búsqueda. En cambio, no existe ni un solo resultado para “odio mi espacio de coworking”. Los responsables de estos espacios deben estar haciendo algo bien. Por supuesto, siempre hay cosas que pueden mejorarse, especialmente en espacios en los que no hay miembros fidelizados. Como visitantes asiduos de espacios de coworking en todo el mundo, desde Deskmag hemos identificado algunos puntos clave sobre los que algunas mejoras pueden producir grandes diferencias.

Sillas

Muchos espacios de coworking se parecen a una cafetería. Pero no funcionan exactamente como una. Las sillas habituales de estos locales son un problema en algunos de los espacios de coworking, si se usan para algo mas que para eventos o reuniones breves. Después de pasar ocho horas al día en una de estas sillas de plástico o de madera, empiezas a notar la diferencia.

Parecen que todas las sillas pertenecen a algunas de estas tres categorías: o bien tienen estilo, son baratas, pero incómodas; son baratas y cómodas pero horribles y con estilo de oficina; o son un poquito mas caras pero estilosas, ergonómicas, ajustables y cómodas al mismo tiempo.

Los espacios que están arrancando y que no pueden invertir en sillas caras podrían, sencillamente, poner cojines en sus duras sillas de madera. O bien podrían bajar un poco el precio del alquiler y pedir a los coworkers que traigan sus propias sillas. Los asientos ergonómicos no son tan caros como se puede pensar, y las partes traseras de tus coworkers lo agradecerán.

Y para aquellos coworkers aún atrapados en incómodos asientos, aquí tenéis un truco: la funda blanda de un portátil os puede proporcionar alivio temporal.

Mesas

Los coworkers suelen trabajar con un portátil. Pero esa no es razón suficiente para que el tamaño de sus mesas esté basado en el tamaño de sus ordenadores – por el contrario, una mesa necesita adaptarse a la persona que hay detrás de ella. Éstas, normalmente, vienen con dos brazos, dos piernas y un cuerpo que, en total mide entre 1.70 y 1.90 metros.

Les suele gustar estirar las piernas y poder girar alrededor de su asiento. Y si además hay un poco de espacio libre en su mesa donde colocar algunos libros o papeles, son propensos a quedarse más tiempo.

Ruido

Los espacios colectivos y con vida propia son geniales. Pero uno no siempre quiere hablar por teléfono o Skype en voz alta. Algunos espacios de coworking cuentan con un área exterior donde los coworkers pueden salir para hacer o recibir llamadas, pero no es una solución válida para el invierno. Otros espacios cuentan con una sala de reuniones donde poder hablar, siempre y cuando no se esté ya utilizando para una reunión.

¿Y qué ocurre si no hay ningún otro espacio disponible? Muchos de los coworkers sencillamente hablan desde su mesa, algunas veces usando auriculares y consiguiendo así, al menos, tener la mitad de la conversación sin ruido. Sin embargo, la Encuesta Mundial sobre Coworking reveló que el ruido de fondo, junto con la falta de lugares silenciosos, era uno de los mayores inconvenientes en estos espacios.

Una solución sencilla y bastante simple que hemos encontrado son las cabinas telefónicas. Muchos espacios de coworking han instalado antiguas cabinas telefónicas - tanto cabinas públicas auténticas recicladas, como cabinas de fabricación propia. Suelen tener en su interior un estante para el portátil e instalaciones para facilitar las llamadas a través de Skype o del móvil. Y además que dan muy bien.

Iluminación

¿Con que tipo de iluminación preferirías trabajar: con luz natural o con la típica iluminación de hospital? A diferencia de los trabajadores tradicionales, los coworkers pueden elegir en que tipo de entorno quieren trabajar. Y la iluminación es un factor clave.

Mientras que sentarse directamente bajo la luz solar no es muy recomendable, una habitación luminosa que potencie la luz natural es la mejor opción para un espacio de trabajo. Además, ayuda a fidelizar a los coworkers. Y ha sido científicamente probado que la iluminación adecuada incrementa la productividad y la retención de información.

Si tu espacio no cuenta con una buena iluminación natural, hay algunas cosas que, de todas maneras, puedes hacer para mejorarlo. Las grandes imágenes retroiluminadas pueden ser de ayuda, como también lo son las pequeñas lámparas de escritorio. En invierno, puedes instalar un tipo de lámparas especiales (que no son caras) que ayudan a mejorar el estado de ánimo.

En lugar de dividir el espacio con paredes, piensa en otras opciones como paredes semi-transparentes, o prueba a dejar medio metro de cristal en la parte alta de las paredes, justo antes de llegar al techo, que permite que la luz circule entre las distintas salas. Los espejos también potencian la luminosidad.

Enchufes

Sin un buen número de enchufes, un espacio de coworking no puede funcionar. No es tanto una cuestión de cantidad como de localización. A nadie le gusta tener que gatear debajo de su mesa cada día para enchufar su ordenador, ni tropezar con cables de extensiones. Los enchufes más útiles son los que se encuentran a la altura de un ordenador portátil.

Enchufar en la pared regletas de tomas múltiples no sólo no es suficiente, sino que puede ser muy peligroso. Los incendios eléctricos pueden iniciarse muy fácilmente si se sobrecarga una toma individual con demasiados dispositivos. Conectar en cadena muchos alargadores y regletas por todo el espacio es una fórmula segura para el desastre.

Cuidar

No es lo habitual, pero en algunos espacios de coworking los responsables se olvidan de cuidar a sus coworkers. En algunos de ellos, se ve al equipo a cargo del espacio en contadas ocasiones, solamente a la hora del cierre o de la limpieza. Si un espacio de coworking consiste únicamente en el alquiler de mesas y su limpieza, sólo nos queda desearle mucha suerte a ese modelo de negocio.

Puede ocurrir que una comunidad se vaya desarrollando de manera natural, sin necesitar de la ayuda de la persona a cargo del espacio. Pero en caso de problemas, la ira colectiva puede dirigirse contra ella. Puede ocurrir también que un espacio de coworking sea sencillamente un lugar de paso y de uso ocasional, pero en ese caso, ese espacio debería llamarse “centro de negocios”. Por supuesto que este tipo de lugares existen; pero lo que realmente aporta valor es un espacio donde se fomente el desarrollo de la comunidad, a través de las relaciones personales entre sus componentes y de la organización de eventos.

No es necesario tener una recepción abierta las 24 horas. Pero sí que resulta agradable que los responsables del espacio estén disponibles para los coworkers, sin tener que ir a llamar a ningún despacho. Y tampoco es necesario que te pongas a dar masajes a los usuarios, pero tener una actitud de escucha siempre es de gran ayuda.

En muchos de los espacios, responsables y usuarios trabajan juntos, resultando mucho más fácil construir la comunidad. En estos casos, tanto responsables como coworkers se benefician del trabajo conjunto. Otra alternativa puede ser contratar a una persona que se encargue de la administración del espacio, y que sea también parte integrante de la comunidad.

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