Essensys coworking space management

Coworking Spaces

Wie Coworking Spaces durch die Corona-Krise navigieren

St. Oberholz: Ein Coworking Space während der Corona-Restriktionen.

Nexudus - The white-lable management system for coworking spaces
The Profitability Of Coworking Spaces
German Coworking Federation Study
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Weiterhin kann niemand seriös vorhersagen, wie lange und intensiv die Covid19-bedingten Einschränkungen andauern. Coworking Spaces geht es dabei wie vielen anderen Unternehmen. Obwohl derzeit die Planungssicherheiten fehlen, sind schnelle Lösungen gefragt, die über die aktuelle Situation hinausgehen. Einen Überblick über die ersten Maßnahmen findest du in diesem Artikel.

Die Pandemie ändert die Wettbewerbsbedingungen temporär und schadet auch Coworking Spaces erheblich. In der ersten Krisenphase setzen die meisten auf Konzepte, die grundsätzlich viele andere Unternehmen anwenden. Die To-Do Liste steckt mindestens drei große Bereiche ab:

(1) Bisherige Einnahmequellen sichern,
(2) Ausgaben senken,
(3) Geschäftsmodelle anpassen, 
soweit dies jeweils möglich ist.

(1) Bisherige Einnahmen weitgehend sichern 

Für Coworking Spaces bedeutet dies: soweit wie möglich Mitglieder halten, aber auch Rabattanfragen widerstehen. Zumindest solange die eigenen Immobilienkosten nicht gesenkt und weitergegeben werden können. 

Der Hinweis an Mitglieder, dass Coworking Spaces selbst ihre Fixkosten zahlen müssen, dürfte schnell einleuchten. Schließlich sitzen fast alle im gleichen Boot. Das gemeinsame Problem mag das Verständnis füreinander erleichtern, vermeidet jedoch allein kaum Kündigungen. 

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Dieser Artikel beschäftigt sich mit Reaktionen, die Coworking Spaces innerhalb ihrer eigenen Unternehmungen ergreifen. Die hier aufgeführten Maßnahmen besprachen Betreibende in Online-Konferenzen der GCUC und der GCF. Die Liste ist weder vollständig, noch kann sie die gesamte Breite von Maßnahmen oder deren Wirkung abbilden. Weitere Onlineveranstaltungen findest du hier. Hilfsangebote kannst du auf der neuen Crisis.Directory teilen.

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Viele Coworking Spaces unterstützen Mitglieder deshalb mit Informationen, um deren Geschäft zu sichern, in dem sie auf externe, beispielsweise staatliche Unterstützungsleistungen für ihre Mitglieder hinweisen.

Ebenso können sie die in der Krise nicht mehr genutzten oder gekündigten Räume als befristete Downgrades und Upgrades bestehenden Mitgliedern neu anbieten. Beide Optionen vermeiden direkte, vor allem langfrisige Preisrabatte. Sie sollten möglichst auf Kosten basieren, die niedrig ausfallen oder kurzfristig nicht runterzufahren sind.

Mit Downgrades senken Mitglieder ihre Kosten, erhalten jedoch eine reduzierte Leistung. In dem man ihnen beispielsweise kleinere Büros bei weniger Mitarbeitern zur Verfügung stellt, können sie kurzfristig ihre Ausgaben reduzieren. Diese Möglichkeit bietet sich vor allem für langfristige Verträge an. 

Sollten die bestehenden Mietkosten die Mitglieder in die Insolvenz treiben, bringen langfristige Verträge kaum Vorteile. Ausbleibende Beiträge ersetzt ein erfolgreiches Gerichtsverfahren, wenn überhaupt, erst in weit in der Zukunft. Besonders die Betreibenden von kleinen Coworking Spaces können gut abschätzen, ob und wie schwer ihre Mitglieder von der Krise betroffen sind und ihnen in Einzelfällen entgegenkommen.

Upgrades bieten Mitgliedern mehr Leistungen für den gleichen Preis. Die Option eignet sich besonders für kurzfristig laufende Verträge. Benötigen Sie derzeit mehr Arbeitsflächen für die Abstandsregel, biete ihnen ohne Aufpreis die Räume, die aktuell eh frei sind oder, wie Veranstaltungsräume, nicht anderweitig vermietet werden können.

Bei kompletten Ausgangssperren und starken räumlichen Einschränkungen nutzen Up- und Downgrades wenig. Für die ausgefallene Zeit pausieren einige Coworking Spaces den Vertrag, die weniger direkte Kündigungen durch die Mitglieder forcieren. Sie bieten freie Tage für die Zeit, in der ein Zugang nicht möglich war, oder Gutscheine für die Restlaufzeit der Verträge, wenn Mitglieder vorzeitig kündigen wollen.

Alle drei Optionen erleichtern eine mögliche Rückkehr der Mitglieder, wenn die gröbsten Beschränkungen wegfallen, weil die Verträge entweder nicht gekündigt wurden, oder Mitglieder die Gutscheine oder freien Tageskontingente schon bezahlten.

Viele Betreibende sprechen aktiv Mitglieder auf die derzeitige Situation an, versorgen sie regelmäßig mit Updates aus dem Coworking Space, oder bewerben ihre (neuen) Onlinekanäle intensiver, was sich auch ohne Krise empfiehlt.

Zudem bieten viele “Virtual Coworking”- Konferenzen zu bestimmten Zeiten, mit denen sie die Mitglieder untereinander und dem Space weiter verbinden. Ganz unabhängig von den wirtschaftlichen Aspekten unterstützen sie sich so gegenseitig emotional. 

“Virtual Coworking” eignet sich insbesondere in der Zeit der ersten Neuorientierung und vernetzt die Mitglieder bei Kontaktverboten oder Ausgangssperren auch im Home Office. Eine Eignung als langfristig alternative Einnahmequelle zeichnet sich derzeit nicht ab.

Die meisten Coworking Spaces bieten die Leistung als temporären Ersatz ohne Zusatzkosten. Zumindest kann die allgemeine Nachfrage auf dieses Angebot getestet werden. Allerdings konkurriert es mit zahlreichen anderen, bereits bestehenden Online-Communities.

Alternative Einnahmen bieten Crowdfunding-Kampagnen, die oft auf Gutscheinen mit etwas günstigeren Vorauszahlungen basieren. Diese Option verspricht einen beiderseitigen Vorteil, solange du die versprochenen Leistungen wie Mitgliedschaften oder Eventräume später anbieten kannst.

Informiere potenzielle Kunden über mögliche Risiken oder biete Rückzahlungen an, wenn bestimmte Ziele nicht erreicht werden. Viele Crowdfunding-Kampagnen bieten eine solche Möglichkeit. Die Insolvenzvermeidung ist zudem das derzeit am einfachsten zu kommunizierende Ziel. Ebenso kannst du Unterstützungsmöglichkeiten anbieten, die nur symbolische oder sehr einfache Gegenleistungen vorsehen. 

Selbst mit allen bisher besprochenen Maßnahmen zusammen werden viele Coworking Space selten die bisherigen Einnahmen halten. Insbesondere Erträge aus größeren Veranstaltungen fallen vermutlich für längere Zeit weg.

In der Krisenzeit legen viele Regierungen staatliche Hilfsprogramme für die Wirtschaft auf. Dort wo Zuschüsse oder preiswerte Kredite bereitgestellt werden, beantragen sie viele Unternehmen - darunter auch Coworking Spaces oder deren Mitglieder.

Wo geeignete Hilfsprogramme fehlen, schließen sich Coworking Spaces in Interessensgruppen zusammen. Oder sollten dies erwägen, damit wirtschaftliche Hilfen nicht an ihnen vorbeifließen. 

Sichtbar bleiben

Wahrnehmung sichert derzeit keine Einnahmen, hilft jedoch bei einer Wiedereröffnung. Auch die Krise bietet viel Stoff für Erzählungen, mit denen sich andere identifizieren oder an die sie sich orientieren können. Coworking Spaces brauchen ihre Kameras und Mikros nur auf sich selbst halten oder mit ihren Mitglieder zu Hause teilen - deren Einverständnis vorausgesetzt.

Ebenso arbeiten einige Coworking Spaces und deren Mitglieder gemeinsam an Produkten und Dienstleistungen, die sie als Lösungen in der Krise anbieten - ein klassisches Coworking-Konzept.

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