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Sieben Tipps für den Alltag in Coworking Spaces

Veranstaltungen bieten tolle Möglichkeiten, einen Coworking Space in den Tagesrandzeiten abends oder morgens zu füllen. Hackernest aus Toronto, wie hier im Bild, läuft derzeit sogar ohne Space, aber viele seiner Veranstaltungen gehen trotzdem weiter.

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Warum heißen Coworking Spaces eigentlich nicht Human Spaces, wenn es nur um die Menschen darin geht? Ganz einfach, weil sich der Raum um ihre Bedürfnisse dreht, der Coworking und einfach eine effiziente Arbeit ermöglicht. Dazu gehören schnelle, stabile Internetanschlüsse oder sichere Ablageorte. Telefone sollen nicht ablenken, zumindest nicht das Geklingel der anderen im Raum. Außerdem möchte man Coworker kennenlernen, ohne dafür nach sauberen Kaffeetassen zu suchen. Und dann beginnt die Arbeitswoche mit einem Montag, an dem nur ungern das Bett verlässt. Hier sind sieben Tipps, die das alltägliche Leben in Coworking Spaces leichter gestalten.

Montag spät zur Arbeit, Freitag früh nach Hause, so lieben es die meisten. Coworker bilden da keine Ausnahme. Weil  Freelancer mehr Selbstdisziplin benötigen und selten Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz besteht, verwaisen die Coworking Spaces an diesen Tagen sogar etwas schneller. Manche Mitglieder bleiben gleich im Bett. Sofern die entsprechenden Motivationen fehlen. Dafür kommen Coworker in der Wochenmitte um so häufiger. Die Folge sind sich selbst verstärkende Trends mit ungleichmäßig ausgelasteten Schreibtischen im Laufe der Woche.

Mehr Veranstaltungen an unausgelasteten Tagen

Coworking Spaces lösen dieses Problem mit unterschiedlichen Ansätzen. Veranstaltungen bieten eine Möglichkeit. Die Coworker bei Creative Density in Denver dürfen Freitag Nachmittags gemeinsam die Flaschen aus den Kühlschränken leeren und in ihre Mägen umfüllen. Das gleiche bietet sich regelmäßig bei Lebensmitteln an, wenn der Kühlschrank ohnehin geputzt werden sollte und die Inhalte ansonsten nur im Abfall landen. Bei IndieDesk in Los Angeles findet jeden Monat an einem Montag ein kostenloser Coworking Tag statt, mit dem interessierte Nutzer den Space kennenlernen können.

Lege Events, die Coworker oder potenzielle Neumitglieder interessieren, möglichst auf Tage und Zeiten, in denen der Coworking Space weniger genutzt wird, aber möglichst so, dass sie dennoch viele Leute erreichen, also nicht nur Morgen-, Abend- oder Wochendveranstaltungen, sondern einen abwechselnden Mix davon.

Vermittle deinen Mitgliedern dabei nicht das Gefühl, sie müssten Veranstaltungen besuchen. Lade sie zwanglos ein. Einfache Hinweise in persönlichen Gesprächen, auf einer Eventwall im Space, auf der Website und der Fanpage helfen. Vermeide auch regelmäßige Veranstaltungen, die andere Mitglieder bei ihrer Arbeit stören. Zwang und eine fehlende Arbeitsatmosphäre führen zwar auch zu einer regelmäßigen Auslastung, allerdings zu einer regelmäßig schlechten.

Die Küche als transparentes aber geräuschreduziertes Zentrum

Wenn Mitglieder mehr in ihrem Coworking Space mitbestimmen möchten, wo würden sie zuerst mit dem Hammer ansetzen? Gleich neben dem Workspace Layout und der Büroinfrastruktur landet "Küche & Essen" auf Platz 1. Wir vermuten, dass viele Coworker in einigen dieser Fälle eine verschmutzte Küche vorfanden. 

Die putztechnisch besten Küchen fanden wir in Coworking Spaces, die diese Bereiche in ihr Zentrum, also meist in den Eingangsbereich integrierten. Dadurch entstehen nebenbei auch wunderbar kommunikative Räume, die andere Coworker auch nicht stören, wenn sie gleichzeitig von den anderen Arbeitsräumen transparent abgetrennt werden, beispielsweise mit Glasscheiben. Weil diese Räume jeder einblicken kann, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass verschmutzte Kaffeetassen direkt in der Spülmaschine landen.

Nur bieten nicht alle Coworking Spaces die baulichen Möglichkeiten dafür. NextSpace in San Francisco greift daher zu einem ebenso einfachen, wie charmanten Mittel. Jedes Mitglied besitzt eine eigene, beschriftete Kaffeetasse, die sie in ihrer Küche unter ihrem Namen aufhängen können. Einige wenige Hinweisschilder im Space, das eigene Geschirr wieder zu entfernen, helfen auch den Leuten nach, die sich nicht mehr an ihren Namen erinnern können.

Leise stärken 

Viele Mitglieder fühlen sich von Lautstärke schnell abgelenkt. In den seltenesten Fällen führen zu einer Kündigung, können einem jedoch gerade bei Projektende wortwörtlich auf den Wecker gehen. Wenn dein Coworking Space genügend Platz bietet, empfehlen sich stille Zonen oder Räume.

Weil insbesondere Schriftsteller für ihre Arbeiten eine geräuscharme Atmosphäre benötigen, findet man sie besonders häufig in Coworking Spaces, die sich speziell an diese Gruppe wenden. Writer's Junction in Santa Monica entwickelte daher Räume für alle Möglichkeiten.

Die kommunikativsten Plätze befinden sich im Zentrum des Coworking Spaces. Daneben bieten sie, anders als viele Coworking Spaces, für ihre Mitglieder auch einige private Räume. Der größte Teil ist dennoch gemeinsamen Arbeitsräume gewidmet. Damit Mitglieder die aktuell gewünschte Geräuschkulisse wählen können, entstand für sie zusätzlich ein Deadline Room. Klare Ansage, oder?

Noch mehr räumliche Möglichkeiten besitzt das Berliner Betahaus mit seinen 200 Tischen. Auch hier entstand ein Silent Room, der "für sich selbst spricht". Der Raum gehörte vorher zu einem normalen Arbeitsbereich. Mit der neuen Regel arbeiten die Coworker hier noch leiser als erwartet.

Obwohl das Betahaus damit vielen Coworkern einen Wunsch erfüllte, wird der Raum nicht genauso intensiv genutzt wie die restlichen Bereiche im Betahaus, wodurch Auslastungsdifferenzen zwischen den Räumen entstehen können. Letztlich entscheiden die baulichen Gegebenheiten. Der stillste Raum muss jedoch selten Platz für mehr als ein Sechstel aller Mitglieder bieten. 

Eine Alternative stellen "Geräuschreduzierer" dar. Geräusche lenken insbesondere ab, wenn die Lautstärke wiederholt wechselt und zwischen verschiedenen Tonstufen springt. Kennst du vielleicht von der Feuerwehr und Polizeisirenen. Geräuschreduzierer reduzieren daher keine Geräusche, sondern das Empfinden dafür.Sie senden gleichlaute und monotone Töne in die Umgebung, die das Gefühl einer reduzierten Geräuschkulisse vermitteln, in dem sie die dynamische Akustik zu einem Teil überdecken.

Telefonieren deine Mitglieder häufig, kannst du aber auch über Telefonzellen in deinem Space nachdenken. Zu beliebten Abhilfen gehören auch Kopfhörer mit stupid monotoner Musik oder einfache Ohrstöpsel.

Wie Spaces Diebstahl vermeiden

Je größer ein Coworking Space, desto weniger kennen sich alle Mitglieder beim Namen. Dennoch würde die Mehrheit ihre Laptops oder Mobiltelefone unbeaufsichtigt auf ihrem Tisch liegen lassen. Coworking Spaces gehören zu den sichersten Arbeitsorten der Welt und das fast immer ohne Videoüberwachung oder Sicherheitspersonal. Die soziale Kontrolle funktioniert selbst in großen Spaces überraschend gut. Vor allem, wenn du die Situation mit Bibliotheken vergleichst, einer Universität oder einem Café, in denen hundert Leute in drei Räumen sitzen. Dennoch steigt das Diebstahlrisiko, je mehr der Überblick bei steigender Mitgliederzahl verloren geht - vor allem in den Abendstunden, wenn nur noch wenige Mitglieder anwesend sind.

Coworking Spaces beugen diesem Risiko mit verschiedenen Ideen vor. In fast allen Fällen erlaubt nur Schlüssel den 24h-Zugang. Bei Indyhall erhalten ihn nur Mitglieder, die mindestens einen Monat dabei sind und für deren Vertrauenswürdigkeit andere Mitglieder bürgen. In vielen anderen Coworking Spaces läuft es ähnlich, wenn auch nicht ganz so formell. Wenn das letzte Mitglied mit einem festen Tisch und 24 Stunden-Zugang in den Abendstunden den Space verlässt, müssen oft auch die anderen Mitglieder gehen, wie bei co.up in Berlin.

Andere trennen feste und flexible Arbeitsbereiche voneinander, so dass sich weniger Wertgegenstände in den offeneren Bereichen befinden. Sie bieten gut zu sichernde Spinde oder abschließbare Boxen. Oder sie schließen den Space einfach zu einer festen Uhrzeit und verzichten auf einen 24-Stunden-Zugang.

Letzteres kann die Flexibilität einiger Mitglieder einschränken, andererseits bevorzugen einige Mitglieder wiederum eine feste Schließzeit, weil sie ohne diesen Druck von außen ihre Work-Life-Balance nicht halten. Wenn sie ihre Arbeit deshalb einfach nur nach Hause nehmen, hilft ein geschlossener Coworking Space auch niemandem.

Alle Methoden besitzen ihre Vor- und Nachteile. Der Schlüssel liegt in vertrauensbildenen Maßnahmen, die soziale Kontrolle untereinander fördern, ohne die offene Atmosphäre eines Coworking Spaces einzuschränken.

Memberwall

Fotos und Namen von Mitglieder im Coworking Space oder im eigenen Intranet helfen dir beim Aufbau und der Pflege einer Community, insbesondere wenn mit wachsender Mitgliederzahl der Überblick verloren geht. Sie gehören mittlerweile in vielen Coworking Spaces zur Standardausstattung. Im besten Fall erleichtern sie den Kontakt zu einander, weil Namen und Gesichter seltener vergessen werden.

Überzeuge deine Mitglieder von den Vorteilen, wenn du sie nicht nur auf ihr Foto reduzierst. Du suchst einen Grafikdesigner? Die Memberwall ermöglicht eine schnelle Orientierung, wenn eine kurzes Jobprofil beiliegt. Im Berliner Betahaus existiert eine Wand, in der Mitglieder neben Bildern von ihnen auch ihre Businesskarten beifügen können. Mit einer Umdrehung zeigen sie an, ob sie sich im oder außer Haus befinden.

Teile die Erfolge deiner Mitglieder mit anderen

Bei NextSpace in San Francisco existiert neben den riesigen Memberwalls noch eine Wand mit Zeitungsartikeln. Sie zeigen Projekte, Unternehmen oder ganz einfach Erfolge der Mitglieder, über die Zeitungen oder Magazine berichten. Auch darüber erfahren die anderen Coworker mehr über ihre Arbeitskollegen im Haus.

Stabiles und schnelles Internet

In einem Coworking Space läuft nichts ohnestabilesWiFi. Fällt der Internetanschluss, das Modem oder der WiFi Router kurz aus, ermutigt das zu mehr unerwarteten Gesprächen miteinander. Passiert es öfter, verziehen sich die Gesichter und später siehst du gar keine mehr.

Hört sich logisch an, sollte in der Planung jedoch besondere Berücksichtigung finden, weil nicht alle Netzanbieter, Modems und Router immer ihre Versprechen halten. Versichere dich am besten mit einer permanenten Alternative und wählemindestenszwei voneinander unabhängige Anbieter, die selbst nicht die gleiche Leitung nutzen. Auch ein weiterer (gebrauchter) Router als schneller Ersatz, empfiehlt sich für jeden Coworking Space. Wächst deine Community, sollte die Anzahl deiner Anschlüsse, Netzwerke und Router entsprechend steigen.

Von einander unabhängige Netzwerk bieten bereits in kleinen Coworking Spaces den tollen Nebeneffekt, dass Leute in einem Netzwerk nicht die Geschwindigkeit der Nutzer in einem anderen Netz drosseln. Außerdem erlauben sie mehrere Sicherungsoptionen.

Zur Basisausstattung vieler Spaces gehört daher eine (besser gesicherte) Leitung für Stammmitglieder und eine andere (etwas offenere) für Gäste, die sich mit einem leicht zu findenen Passwort schneller einloggen können. Das extra Gästenetzwerk hält im Bedarfsfalls als Zugangs-Backup für alle her. Umgekehrt funktioniert es im Notfall natürlich genauso. Viele WLAN-Router ermöglichen auch innerhalb des Gerätes mehrere Netzwerke mit verschiedenenen Sicherheitszugängen.

Ebenso mögen Mitglieder keine lahme Leitungen. Niemand erwartet die teuerste Technik und edelste Einrichtung in einem Coworking Space. Wer in den Internetanschluss kein Geld investieren möchte, spart allerdings an der falschen Stelle. Mitglieder nutzen Coworking Spaces im Tagesverlauf länger und öfter, je schneller sie ans Netz angebunden sind.

Wenn du Angebote verschiedener Provider vergleichst, schau nicht nur auf die fettgedruckten Download-Geschwindigkeiten. Wer dicke Dateien verschickt und an Websiten baut, dem sind hohe Upload-Geschwindigkeiten genauso wichtig.  

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