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Die Vorteile flexibler Arbeitsplätze

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Rentiert es sich für Unternehmen noch, allen Mitarbeitern ständig einen eigenen Arbeitsplatz bereitzuhalten oder hat der herkömmliche Arbeitsplatz ausgedient? Bereits heute wünschen sich zwei Drittel der Deutschen flexiblere Arbeitsbedingungen, wie eine Forsa-Umfrage im Auftrag des Branchenverbandes Bitkom ergab.

Die Forschungsgruppe IDC geht sogar davon aus, dass bereits im nächsten Jahr auf dem US-amerikanischen Markt Dreiviertel aller Arbeitskräfte mobil sein werden und erwartet ähnliches für Europa, worüber sich die von Forsa befragten Arbeitnehmer freuen dürften. Die Anforderungen einer beschleunigten Arbeitswelt, die Vorstellungen der Mitarbeiter und vor allem die technische Entwicklung fordern und ermöglichen es zunehmend, dass Mitarbeiter mobil und flexibel arbeiten.

Davon profitieren auch die Unternehmen. Flexible Arbeitsplatzmodelle steigern die Effizienz in Unternehmen, wie jüngst eine Web-Umfrage der CompTIA (Computing Technology Industry Association) unter 212 Unternehmen verschiedener Größe aus den USA, Canada und Großbritannien am Beispiel der Telearbeit belegte: Darin stellten die befragten Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Telearbeit bieten, eine erhöhte Produktivität (67%), Kosteneinsparungen (59%), qualifiziertere Mitarbeiter (39%), verbesserte Personalbindung (37%) und gesündere Mitarbeiter (25%) fest.

Wenn nur die Mitarbeiter flexibler werden, wird es teuer

Der Preis dafür sind allerdings vielfach leer stehende, ungenutzte Schreibtische im Büro, die unnötige Kosten verursachen. Sie können leicht das Drei- bis Vierfache der reinen Raummiete betragen, denn sie beinhalten neben den Mietkosten auch alle weiteren Posten von Büromöbeln, Heizung und Klimaanlage über Stromversorgung, Computer und Telefon bis hin zu den für den Betrieb eines typischen Arbeitsplatzes benötigten menschlichen Dienstleistungen (Verwaltung, Wartung und IT-Services). Jede Stunde ungenutzte Bürofläche verschwendet wertvolle finanzielle, menschliche und natürliche Ressourcen.

Die Lösung: Business Centren

Wie Firmen ihre Arbeitsplatzorganisation flexibel und gleichzeitig effizient gestalten und damit die Ausgaben für Immobilien senken können, hat Business-Center-Anbieter Regus in einem Leitfaden zusammengefasst. Wenig überraschend, werden dabei Business Center – international auch als Executive oder Serviced Offices bekannt - als geeignete Lösung empfohlen:

 

Anstelle des klassischen Modells, bei dem alle Mitarbeiter über einen festen, eigenen Arbeitsplatz verfügen, bietet ein effizienterer Ansatz eine Reihe unterschiedlicher Arbeitsplatzkonfigurationen. Die Mitarbeiter können dann je nach Bedarf wählen.

Firmen sollten zunächst prüfen, welche Tätigkeiten auch in Telearbeit ausgeführt werden können und anschließend entsprechende Büroprofile entwickeln.

• Für Teilzeit-Telearbeiter bieten sich Hoteling- oder Hotdesking-Lösungen an. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, weniger dauerhafte Arbeitsplätze zu unterhalten, als sie Mitarbeiter beschäftigen. Schreibtische werden nach Bedarf bereitgestellt, anstatt permanent zugewiesen zu sein. So benötigen Firmen insgesamt weniger Fläche und haben niedrigere Unterhaltungskosten.

• Vollzeit-Telearbeiter benötigen zusätzliche Ressourcen, die Unternehmen bei Bedarf bereitstellen müssen, wenn die Ausstattung des Heimbüros für die Tätigkeit einmal nicht ausreicht. Hierzu gehören beispielsweise Businesslounges, Videokonferenzdienste oder Konferenzräume, in denen sie zum Beispiel Kunden empfangen können.

• Neben der Neuordnung von Büroressourcen an ihrem Unternehmenssitz können Firmen viel einsparen, indem sie ihre Strategie auch in Bezug auf Zweigstandorte oder Satellitenbüros überdenken. Die Eröffnung eines neuen Standorts – ob am anderen Ende der Stadt oder an einem anderen Ort in der Nähe wichtiger Kunden oder der Mitarbeiter – ist mit hohen Einrichtungskosten und den Risiken langfristiger Mietverträge verbunden. Unternehmen in Expansionsphasen sollten daher Immobilienlösungen mit flexiblen Verträgen und der Möglichkeit, Flächen hinzuzufügen oder Raum auch wieder abzugeben, wählen. Dort bewahren sie sich Flexibilität und gehen kein unnötiges Risiko ein.

• Für Vertriebsniederlassungen, an denen zwar eine offizielle Geschäftsadresse, aber kein Büro benötigt wird, reicht es, ein so genanntes virtuelles Büro zu mieten.

• Kleine Firmen oder ausgelagerte Geschäftsbereiche, die nur ab und zu Sekretariatsunterstützung benötigen, sind mit Service-Büros gut beraten. Dort steht ihnen professionelles Service-Personal für Sekretariat, Übersetzungen und technischen Support zur Seite, welches nur nach Bedarf genutzt wird. Fixe Personalkosten fallen somit nicht an.

• Unternehmen, die nur vorübergehend für ihre Projektteams ein Büro benötigen, können wesentliche Kosten sparen, wenn sie möblierte und komplett ausgestattete Büros mieten.

Kleine Änderungen - Große Wirkung

Die Empfehlungen schließt der Regus-Manager Michael Barth mit dem Hinweis ab: „Schon kleine Änderungen an einem Fließband oder einer Packstraße können eine große Kostenersparnis bedeuten. Dasselbe gilt auch für Büroflächen. Unternehmen, die bei der Unterbringung ihrer Büro-Angestellten auf altbewährte Rezepte zurückgreifen – also einen Raum anmieten, die Zeit- und Angestellten einziehen lassen und jedem von ihnen einen Schreibtisch, Computer und Telefonapparat zuteilen – werfen systematisch Geld aus dem Fenster“. Dieses Geld sähe Regus lieber in die eigenen Bürodienstleistungen investiert.

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Deskmag

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